Мы в Creately стремимся усовершенствовать методы взаимодействия в команде и работы с визуальными материалами. Наша платформа создана для того, чтобы компании могли в полной мере использовать лучшие визуальные инструменты совместной работы, повышая эффективность и стимулируя развитие инноваций.
Сегодня мы рады объявить о наших новых заметных достижениях, которые помогут нам ещё эффективнее двигаться к осуществлению нашей миссии.
Новое слово в сфере безопасности и соблюдения нормативных требований
Мы понимаем, что бизнес, особенно крупные компании, всегда беспокоятся о безопасности данных и соответствии требованиям. Именно поэтому мы рады сообщить, что получили два ключевых сертификата: SOC 2-Type 2 и ISO 27001.
Эти сертификаты повсеместно признаны эталонными в области информационной безопасности и управления; их наличие подтверждает нашу приверженность соблюдению строгих стандартов безопасности. Хотя эти сертификаты стали базовым требованием в современном цифровом мире, их получение, тем не менее, является значительным достижением, которое подчеркивает нашу приверженность защите ваших данных и надежности предоставляемых нами услуг.
Представляем новые варианты хранения данных — с новыми преимуществами
В соответствии с нашими обязательствами по обеспечению безопасности и соответствию требованиям, мы рады предложить новые варианты размещения данных. Теперь пользователи Creately могут хранить свои данные в центрах обработки США, ЕС или Австралии. Эта новая функция гарантирует соблюдение местных законов о неприкосновенности данных и обеспечивает более высокий уровень их безопасности.
Однако решение Creately для хранения данных уникально: хотя данные вашей организации могут храниться в определенной стране, вы все равно сможете беспрепятственно сотрудничать с другими сотрудниками и командами по всему миру.
Наша передовая архитектура позволяет пользователям Creately размещать данные из разных регионов и совместно работать с ними в рамках общих рабочих пространств. Войдя в систему как пользователь Creately из США, вы по-прежнему можете без каких бы то ни было накладок принимать внешние приглашения для совместной работы в рабочих пространствах Creately, размещенных в ЕС.
И все это без утечки персональных данных в другие регионы и с полным соблюдением законодательства об их неприкосновенности!
Новый опыт совместной работы с визуальными инструментами
В дополнение к этим улучшениям безопасности мы также представили улучшенные функции для дальнейшей оптимизации работы с визуальными инструментами. Благодаря более быстрому созданию диаграмм, дополнительным библиотекам, шаблонам и фигурам мы предлагаем интуитивно понятный и эффективный метод визуализации рабочих процессов и их совместного использования для вашей команды.
Интегрируя данные с Visual Collaboration, совместным использованием визуальных инструментов, мы открыли новые возможности в таких областях, как управление продуктами, картирование пути пользователя, картирование процессов, планирование в сфере управления персоналом и многое другое. Эти функции позволяют кросс-функциональным командам работать более эффективно, способствуя творческому подходу и инновациям в вашей организации.
Неограниченное сотрудничество для всех
Наконец, мы трансформировали традиционную модель предоставление услуг по абонементу благодаря нашему плану «Неограниченное сотрудничество». Этот новаторский подход устраняет ограничения по количеству пользователей, позволяя неограниченному количеству представителей одной организации использовать нашу платформу за фиксированную плату.
Эта новая модель демократизирует доступ к визуальным инструментам, позволяя всем в вашей организации использовать возможности визуальной работы, независимо от их роли или функции. Устранив барьеры традиционных моделей ценообразования, мы дали компаниям больше возможностей для совместной работы с использованием визуальных инструментов.
Вперед и вверх!
Эти усовершенствования являются свидетельством нашего стремления предоставить организациям возможность раскрыть весь потенциал совместной работы с использованием визуальных инструментов, подкрепленного усилением безопасности и гарантированного соответствия нормам и требованиям.
Мы рады продолжить этот путь вместе с вами и с нетерпением ждем возможности предоставить амбициозным командам инструменты, необходимые для инноваций, совместной работы и достижения успеха в эпоху, когда работа с использованием визуальных элементов совместной работы является одним из ключевых его элементов.
Ваш систематический подход к управлению проектами – это та субстанция, на которой держится весь ваш бизнес. Плохое планирование может привести к гибели проекта еще до его начала. Согласно Институту управления проектами (PMI), управление проектами включает в себя “применение знаний, навыков, инструментов и методов к широкому спектру деятельности для выполнения требований конкретной задачи” В связи с огромным количеством сложных и технически сложных проектов в современном деловом мире, разработка сильного шаблона управления становится все более важным навыком. Суровая правда заключается в том, что многие компании еще не нашли эффективного ритма, который соответствовал бы их бизнес-целям. Для сравнения: на каждый миллиард долларов, инвестированный в США, приходится 122 миллиона долларов, потраченных впустую из-за недостаточной эффективности проекта. Учитывая это, для того чтобы ваш проект был успешным, крайне важно использовать SMART при планировании проекта. В конечном итоге, включение этой стратегии в ваш подход должно работать на ответы на 4 W.
Так как же именно вы можете использовать SMART-цели в управлении проектами? Давайте погрузимся.
СПЕЦИФИКА
Наметить цели
Прежде всего, вам необходимо знать основные цели, ведущие к общей картине, и более мелкие цели, необходимые для ее достижения. Внимательно изучите масштаб поставленных задач и определите, чего именно вы хотите достичь и как это вписывается в вашу общую миссию. Например, предположим, вы запускаете новую функцию живого чата на своем сайте. Хотя будет много более мелких целей для обеспечения правильного внедрения новой системы, общие цели, вероятно, будут заключаться в улучшении поддержки пользователей и разъяснении того, что вы являетесь брендом, уделяющим первостепенное внимание успеху клиентов. Другими всеобъемлющими целями, которые вы можете рассмотреть в рамках любого конкретного проекта, могут быть следующие:
Своевременное выполнение работы
Не выходить за рамки установленного бюджета
Улучшение доставки продукции
Для этой части процесса начните с масштабных мыслей. Постановка колоссальных задач закладывает основу для всего проекта и позволяет легче придерживаться намеченного курса. Отсюда вы получите подробную информацию о том, что именно необходимо сделать для достижения основных целей. В качестве организационной помощи можно использовать Wunderlist – простой, но эффективный инструмент, позволяющий наметить крупные цели и систематически выполнять задачи. Вы можете быстро назначать людям задания, при этом все обновления будут управляться и синхронизироваться на нескольких мобильных устройствах.
ИЗМЕРЯЕМЫЕ
Создайте список объектов поставки
Установление требований к поставляемым материалам – это жизнь и кровь проекта. Посмотрите глубже, и вы увидите, что результаты работы выходят далеко за рамки просто результатов. Они служат ориентирами для планирования, управления и выполнения задач от А до Я. В целом, существует два типа результатов, которые необходимо учитывать в процессе управления проектом: Проект и процесс. В целом, существует два типа результатов, которые необходимо учитывать в процессе управления проектом: Проект и процесс. Результатыпроекта относятся к результатам, основанным на конкретных потребностях. Как правило, это материальные предметы. Например, если проект заключается в разработке нового веб-сайта, то в качестве конечного результата могут выступать такие вещи, как целевые страницы или определенные завершенные элементы. Результатыпроцесса – это реализация деталей результата. Это связано с тем, как разыгрываются проекты. В качестве примера можно привести то, насколько хорошо проект укладывается в отведенные сроки или общее качество выполненной работы. На первом этапе необходимо определить результаты проекта. Как они будут производиться? Какие пункты имеют приоритет? Далее следуют результаты процесса. Что будет определять, эффективно ли выполняется проект? Каковы KPI? Эти результаты служат планом для всего процесса. Убедитесь, что каждый из них четко определен с минимальным количеством “серой зоны”.
ДОСТИЖЕНИЯ
Определить выплату взноса
Проще говоря, без квалифицированной команды у ваших проектов нет шансов. Тем не менее, первоклассная бригада не может работать без надлежащей системы распределения заданий. В конце концов, управление проектом – это, как правило, групповая работа. В зависимости от ваших целей и масштабов деятельности, скорее всего, возникнет необходимость в межведомственном сотрудничестве на протяжении всего проекта. После определения приоритетности задач менеджер будет отвечать за делегирование полномочий в течение всего срока реализации проекта. Например, предположим, что главная цель – повысить конверсию на сайте. Этот процесс, вероятно, потребует передачи информации о запросах в службу поддержки клиентов в отдел проектирования, чтобы помочь устранить узкие места. К счастью, мы живем в эпоху, когда доступны феноменальные ресурсы, помогающие оптимизировать подобные задачи и способствующие открытому общению. Для эффективного сотрудничества между отделами и отслеживания зависимостей Workzone – это функциональный инструмент управления проектами, находящийся между простым Basecamp и сложным JIRA, который дает вам полный обзор всех текущих проектов, с ETA, назначенными ролями и статусами подзадач в одном месте.
РЕАЛИСТИКА
Определить факторы риска
Неважно, сколько предварительного планирования вы заложили в проект, почти всегда найдется что-то неожиданное, что выскочит и собьет все с курса. Итак, что же делает хороший руководитель проекта в таких ситуациях? Они сохраняют спокойствие и продолжают двигаться. Почему? Потому что они планировали неожиданности! Например, если вы работаете с новой командой, распространенный риск заключается в том, что люди не до конца знакомы с процедурами и некоторые факторы могут ускользнуть от внимания. Еще одним важным моментом может быть отношение к клиенту. Возможно, вы никогда раньше не работали с ними и не знакомы с их динамикой или ожиданиями. Начните с определения всех ваших неизвестных. После этого проведите мозговой штурм как можно большего количества потенциальных рисков. Разыграйте наихудший сценарий. Затем разработайте протокол о том, что делать, если эти проблемы возникнут снова. Невозможно предусмотреть все потенциальные опасности, которые могут разрушить вашу работу. Разработка надежного плана противодействия заминкам – это эквивалент использования страховочной сетки, чтобы проблемы не переросли в полноценные катастрофы.
ТАЙМИНГ
Установить сроки
Установление сроков неизбежно вызывает у работников чувство срочности. Самое главное здесь – быть реалистом. Стресс, вызванный необходимостью укладываться в нелепые сроки, может привести к недовольству работников или к тому, что качество будет принесено в жертву скорости. Проведите тщательное изучение проекта и всего, что с ним связано. Чем более детально будет проработан этот процесс, тем точнее будут сроки. Рассмотрите возможность внедрения диаграмм Ганта на ранних этапах развития вашего бизнеса. Эти диаграммы являются одним из самых популярных и эффективных шаблонов для передачи хода проекта и достигнутых вех. Каждое задание представлено полосой, соответствующей диапазону дат, что позволяет четко определить продолжительность выполнения задания. Понимание систем и процессов управления проектами, а также переменных и рисков, связанных с ними, имеет решающее значение для подготовки точных диаграмм Ганта. Creately предлагает диаграммы Ганта, оснащенные этой функцией, чтобы вы могли легко установить сроки завершения работ и связать их с этапами и зависимостями. Не помешает также позволить сотрудникам самим определять сроки, если показатели находятся в пределах разумного. Например, если вы добавляете полноценную функцию электронной коммерции на сайт вашей компании, то, скорее всего, потребуется ряд действий, интеграций и вводов от нескольких отделов – просто посмотрите на все те части, из которых состоит электронная коммерция. Начните с того, что позвольте командам разработчиков и проектировщиков выбрать предварительные даты сбора необходимой информации. Определив сроки, постарайтесь их придерживаться. Убедитесь, что они хорошо известны и отмечены в календаре каждого. Кроме того, приготовьтесь к тому, что вам придется стать силовиком. Чрезмерная снисходительность будет только способствовать затягиванию процесса и снижению эффективности работы.
Что вы думаете о SMART в планировании проектов?
Использование SMART в управлении проектами – один из лучших способов обеспечить успех. Однако независимо от того, насколько хорошо продумано каждое задание, вашей команде, вероятно, потребуется несколько попыток, чтобы полностью войти в курс дела. Обязательно предоставляйте критическую обратную связь. После завершения работы никогда не помешает сесть и оценить, что прошло хорошо, а что можно улучшить в будущем. Есть ли у вас опыт использования SMART-целей при планировании проектов? Какой еще инструмент вы используете для оптимизации проекта? Сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже. Био автора Рэймонд Крэйн – цифровой маркетолог в E2M, агентстве контент-маркетинга, расположенном в Сан-Диего, Калифорния. Он специализируется на контент-маркетинге и социальных медиа
Если проект – это корабль, то управление проектом – это его парус. Управление проектом – это то, что обеспечивает руководство конкретным проектом, чтобы направить его к успеху. Однако при выполнении проекта можно столкнуться с беспрецедентными проблемами управления проектами.
Creately совместно с командой Proofhub и ее директором по маркетингу Вартикой Кашьяп провели Twitter-чат, намереваясь пролить свет на 10 самых больших проблем в управлении проектами и на то, как их избежать.
Ниже приводится список проблем и ответы участников на них.
Как устранить замкнутость и создать среду, способствующую эффективному и результативному сотрудничеству и общению в рамках проекта?
Команда проекта не может функционировать изолированно. Успешное выполнение проекта зависит от того, насколько эффективно каждый член команды сотрудничает друг с другом при выполнении задач. В связи с этим команда Proofhub подчеркнула важность ведения всех коммуникаций, связанных с проектом, через один общий портал, доступный всем членам команды.
“Подключите всех к одному коммуникационному порталу и позвольте всем ядерным командам участвовать без творческих ограничений. Каждый учит каждого!”
Proofhub
Дополняя заявление Proofhub, CMO Вартика Кашьяп также заявила, что использование коммуникационных инструментов и создание межфункциональных команд может обеспечить эффективное и результативное сотрудничество в рамках проекта.
“Создавайте межфункциональные команды. Используйтесредства коммуникации. Обеспечить более открытую и прозрачную культуру”
Вартика Кашьяп
А как насчет удаленной работы? Пандемия способствовала быстрому росту удаленных схем работы из-за закрытия магазинов и ограничений на поездки. Creately направил Кашьяпу вопрос о дополнительных шагах, которые компания должна предпринять, чтобы избавиться от силосов в среде удаленной работы.
В ответ Кашьяп подчеркнул важность прозрачной культуры труда.
“Сделайте прозрачность новой культурой. Относитесь к общению как к улице с двусторонним движением. Боритесь с ямами продуктивности/вовлеченности с помощью виртуальных культурных инициатив”
Вартика Кашьяп
Исследование утверждает, что около 39% проектов терпят неудачу из-за недостатков в планировании проекта. Как планирование способствует успеху проекта?
Бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды заявил: “Планы – ничто, планирование – все” План жизненно важен при выполнении проекта.
Компания Proofhub подчеркнула важность наличия надлежащего плана проекта.
“Планирование проекта сродни компасу и рулю на парусном судне. Вы все равно доберетесь до места назначения без них, просто это займет на 100 лет больше времени”
Proofhub
Участница Нандини Сехедев отметила многочисленные преимущества наличия плана проекта.
“Планирование проекта жизненно важно для предотвращения или минимизации рисков и количества неудач. Планирование проекта помогает направлять спонсоров, команды, заинтересованные стороны; а менеджер проекта ориентируется на сложных этапах проекта”
Нандини Сехдев
Как справиться с проблемами в управлении проектом, возникающими, когда у проектной команды нет необходимых навыков для решения поставленной задачи?
В процессе работы над проектом вы можете столкнуться с беспрецедентными трудностями или проблемами. В таких обстоятельствах вы сможете решить их без заметного влияния на ход проекта, если вооружитесь необходимыми навыками для борьбы с ними. Представьте себе ситуацию, когда вы не знаете, как решить проблему? Что же делать дальше?
Proofhub подчеркнул, что совместная работа команды над визуализацией рассматриваемой проблемы приведет к другой перспективе и вероятным решениям.
“Соберите команду, заставьте их говорить, выслушайте их и помогите им представить, что не так. Большинство команд способны решать проблемы, но медленно их подхватывают. Если вы станете их путеводной звездой, они найдут конец туннеля”
Proofhub
Визуальные рабочие пространства, такие как Creately, могут быть эффективными в отслеживании ваших шагов и переоценке процессов. Например, вы можете использовать причинно-следственную диаграмму, чтобы ( выяснить основные причины проблемы, и использовать карты ума ( для мозгового штурма решений.
Диаграмма причин и следствий (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
Как устранить пробелы в навыках? Открыто общаться и создавать среду, в которой члены команды могут участвовать в увлекательном обучении.
“Открытое общение необходимо, если вы надеетесь успешно сократить разрыв в квалификации. Вы также можете создавать увлекательные учебные мероприятия, и недостаточно просто проводить обучающие программы, необходимо оценивать, насколько эффективны ваши стратегии”
Proofhub
Насколько важен план на случай непредвиденных обстоятельств в управлении проектом?
Ровное плавание в любой момент может превратиться в шторм, и если вы не обладаете достаточным мастерством, чтобы противостоять ему, вся миссия может зайти в тупик. План на случай непредвиденных обстоятельств может подготовить вас к успешному преодолению непредвиденных обстоятельств.
“Часто говорят, что ваш план А никогда не должен нуждаться в плане Б. Но на самом деле вам нужны планы С, D, E и F, просто на всякий случай. Непредвиденные обстоятельства – это беспокойство о проблемах сегодня, которые потенциально могут свести вас с ума завтра”
Proofhub
План действий в чрезвычайных ситуациях для бизнеса (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
Как вы можете создать атмосферу подотчетности, в которой команда берет на себя ответственность за свои действия и должным образом выполняет возложенные на нее роли?
Первым шагом в обеспечении подотчетности в управлении проектами является четкое определение целей проекта и соответствующее распределение обязанностей между членами команды. Однако важно отметить, что существует разница между подотчетностью и ответственностью.
Например, ответственным членом команды может быть человек, которому поручено выполнение конкретного задания. Ответственность можно разделить. Подотчетный член команды является лицом, принимающим окончательное решение по заданию.
Кашьяп считает, что наделение людей необходимыми навыками и ресурсами для выполнения своей работы позволит им быть ответственными.
“Ваша цель должна заключаться в том, чтобы предоставить сотрудникам навыки и ресурсы, необходимые для выполнения их работы, а затем создать среду, в которой им будет легко взять на себя ответственность за свои решения и действия”
Вартика Кашьяп
С другой стороны, компания Proofhub подчеркнула, что четкое понимание ожиданий от проекта и последствий ответственности каждого человека создаст атмосферу подотчетности.
“Ответственность лучше всего понимается, когда ожидания ясны, а последствия более ясны. Покажите им весь игровой набор – мишень, дротик, как бить и что происходит, когда они промахиваются”
Proofhub
Creately задал вопрос: “Что происходит, когда члены команды не справляются со своими обязанностями?” В ответ на это компания Proofhub заявила, что первым шагом является беседа с человеком и, соответственно, предоставление обратной связи о том, как необходимо изменить ход действий.
“Ваш первый шаг – поговорить с заинтересованными лицами. Затем обеспечьте обратную связь, чтобы люди знали, что нужно изменить. То, что вы узнаете в ходе обсуждения, создает контекст для следующих действий, которые вы предпринимаете”
Proofhub
Невовлеченный клиент может стать причиной множества проблем. Как улучшить взаимодействие с заинтересованными сторонами и добиться того, чтобы все были на одной волне?
Еще одним ключевым фактором, определяющим успех проекта, является взаимодействие с заинтересованными сторонами. Взаимодействие с заинтересованными сторонами – это поиск поддержки и обратной связи с заинтересованными сторонами проекта для обеспечения достижения его целей.
Правильное управление заинтересованными сторонами включает в себя надлежащий анализ заинтересованных сторон с использованием реестра заинтересованных сторон для определения их требований. Вовлеченность заинтересованных сторон, как правило, выше в начале проекта и снижается по ходу его реализации. Чтобы избежать этого, важно поддерживать постоянную связь с заинтересованными сторонами с помощью инструментов совместной работы, средств удаленного общения и так далее.
Шаблон реестра заинтересованных сторон (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
Предоставляйте своим клиентам ежеминутные обновления, информацию из первых рук, своевременные отчеты и общайтесь с ними по установленному графику”. Привлеките их к участию, и вам никогда не придется перелистывать страницу. Именно это больше всего нравится нашим клиентам в работе с ProofHub!”
Proofhub
Плохо определенные цели и задачи могут погубить проект. Как установить четкие цели и критерии успеха для обеспечения успеха проекта?
Вы всегда должны ставить SMART-цели. Следующий шаг – разработать четкий план действий для достижения этих целей в течение срока реализации проекта. Наличие такого плана действий обеспечит четкое понимание того, кто за что отвечает, с указанием сроков выполнения каждой задачи.
Шаблон плана действий (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
“Четкая цель – это то, с чем могут согласиться и клиент, и менеджер, и сотрудник. Главное – не дать никому опередить себя в постановке целей”
Proofhub
Сехдев повторил, что постановка целей ведет к определению задач для достижения этой цели. Это будет вашим путеводным светом на протяжении всего проекта.
“Постановка цели склоняет к разработке предложения, а затем к определению задач, которые помогут достичь цели. Когда вы знаете свои цели, вы можете определить задачи, то есть – как, почему и что вам нужно сделать для планирования проекта.”
Нандини Сехдев
Между тем, Кашьяп подчеркнул, что правильное сочетание планирования, контроля и мониторинга может определить, как проект может быть завершен в установленные сроки и в рамках бюджета.
“Правильное сочетание планирования, контроля и мониторинга может иметь значение для того, как менеджеры проекта завершат проект в срок, в рамках бюджета и с высококачественными результатами”
Вартика Кашьяп
Насколько важно приобрести правильное программное обеспечение для управления проектами?
Правильное программное обеспечение для управления проектами может повысить производительность и эффективность работы межфункциональных команд. Это делает общение более быстрым, легким и помогает в процессе принятия решений.
В связи с этим Proofhub подчеркнул, что это одно из самых важных решений, когда речь идет о проведении проекта.
“Безусловно, это одно из самых важных решений. Большинство команд слишком поздно осознают, как много они могут улучшить, имея в своем распоряжении правильный инструмент управления проектами. 85 000+ наших пользователей согласятся с этим!”
Proofhub
На какие основные факторы следует обратить внимание при покупке инструмента управления проектами? Анализ требований проекта и целей, поставленных командой, поможет вам определить наиболее подходящее программное обеспечение для управления проектами.
“Знайте свои проблемы, чтобы лучше сформулировать свои потребности, понять, как инструменты могут помочь, и определить критерии для оценки инструментов”
Proofhub
Как улучшить взаимодействие проектной команды и укрепить доверие?
Общение является ключевым фактором для улучшения сотрудничества в рамках проекта и укрепления доверия. Важно создать среду, в которой члены команды могут обмениваться знаниями и совместно работать над решением проблем.
Свободно делитесь знаниями”. Учитесь друг у друга. Гибко перераспределяйте рабочую нагрузку, чтобы устранить неожиданные узкие места, помогать друг другу выполнять задания и укладываться в сроки, а также совместно использовать ресурсы”
Вартика Кашьяп
Компания Proofhub также подчеркнула, что улучшение коммуникации приведет к улучшению сотрудничества, поскольку каждый сможет поделиться своими идеями.
“Сотрудничество – это все, что связано с общением, и подбадривайте людей из вашей команды, чтобы они могли выразить себя. Руководители должны поощрять новые идеи и позволять каждому свободно выражать свои мысли. В результате сотрудничество улучшится”
Proofhub
Такие инструменты, как Creately, помогут вам лучше сотрудничать в режиме реального времени, даже если вы работаете удаленно. Такие инструменты обеспечивают бесперебойное межфункциональное взаимодействие.
Есть ли какие-то приемы “ледокола”, которые можно использовать для укрепления доверия?
“Прозрачность, доверие к своей команде, запрос на общение и обратную связь и ответ на общение и обратную связь”
Proofhub
Какие факторы следует учитывать при распределении ресурсов на проект?
Эффективное распределение ресурсов направлено на распределение ограниченных ресурсов наиболее подходящим и экономичным способом. Эта ответственность часто возлагается на менеджера проекта, чтобы обеспечить правильное распределение и учет каждого ресурса.
Подчеркивая нехватку ресурсов, Кашьяп отметил, что управление проектами – это достижение большего за меньшие деньги.
“Распределение ресурсов в управлении проектами – это достижение большего за меньшие деньги. Проанализируйте объем проекта Определите ресурсы Имейте резервный план на случай изменения клиента Разделите проект на более мелкие задачи”
Вартика Кашьяп
Proofhub, с другой стороны, подчеркнул важность наличия инструмента управления проектами для повышения эффективности управления проектами.
“Sналичие специалистов Требования к квалификации проектаЦели проекта Существующие текущие задачи Нагрузка на проект Хотя все это необходимо, умный инструмент управления проектом поможет вам сделать эти моменты менее беспокойными.”
Proofhub
При управлении проектом вы обязательно столкнетесь с непредвиденными проблемами и препятствиями. Важно, чтобы вы обладали необходимыми навыками и инструментами для преодоления таких трудностей и успешного завершения проекта.
Одним из самых первых шагов на этапах жизненного цикла управления проектом является разработка устава проекта. Это помогает информировать каждого члена команды о том, за что он отвечает и что необходимо сделать.
Давайте дадим определение устава проекта и обсудим, как его создать. Мы добавили несколько полезных шаблонов устава проекта, которые помогут вам начать работу над проектом. Настройте их по своему вкусу и экспортируйте в виде изображений или SVG для добавления в презентации или документы.
Что такое устав проекта?
Устав проекта – это документ, в котором излагается видение проекта, его масштаб, цели, команда проекта и их обязанности, основные заинтересованные стороны, а также то, как он будет осуществляться, или план реализации. Он также известен как заявление о проекте и отчет об определении проекта.
Он помогает определить уровень полномочий руководителя проекта и направление проекта.
Устав проекта
Описывает цель и результаты проекта
Юридически санкционирует начало проекта
Помогает следить за сроками выполнения проекта
Помогает выявить ограничения и риски и определить превентивные меры
Описывает общий обзор бюджета
Помогает согласовать цели проекта с интересами заинтересованных сторон
Устав проекта в сравнении с планом проекта
Устав проекта – это инициативный документ высокого уровня, состоящий всего из нескольких страниц. В нем перечисляются цели проекта, объем, видение, команда, их обязанности и заинтересованные стороны.
С другой стороны, план проекта – это подробный документ, в котором описывается, как достичь целей проекта. В нем указываются результаты проекта, план действий, необходимые ресурсы и этапы.
Как разработать устав проекта
Здесь мы рассмотрим, как создать устав проекта и определим его ключевые элементы.
1. Определите видение проекта
Видение проекта выражается через его конечную цель и назначение. Его можно разделить на,
Область применения: Объясните границы проекта с точки зрения целей проекта, результатов, затрат, сроков и выполняемой работы. Определение объема проекта на ранней стадии жизненного цикла проекта очень важно, так как это повлияет на стоимость проекта и график его выполнения.
Задачи: При постановке целей убедитесь, что они соответствуют критериям SMART, или, другими словами, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и своевременными. Принимая во внимание общие цели организации, поставьте около 5 целей, которые должны быть достигнуты к концу проекта.
Результаты: Перечислите результаты, которые будут получены в конце каждого успешного достижения цели.
2. Определите заинтересованные стороны и клиентов
Заинтересованные стороны – это лица, которые имеют ключевую долю или интерес в успешном завершении проекта. Они могут быть как внутри компании, так и за ее пределами, и включать тех, кто финансирует ваш проект, а также членов команды и клиентов.
Вы можете использовать карту заинтересованных сторон, подобную приведенной ниже, чтобы распределить их по категориям и сделать имеющуюся у вас под рукой информацию более презентабельной и легкой для восприятия.
Карта заинтересованных сторон (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
3. Создайте организационную схему
Теперь, когда вы определили команду проекта, уточните их обязанности.
Используйте оргсхему, чтобы перечислить их имена, роли и обязанности. В то же время, вы можете подчеркнуть отчетные отношения между членами с помощью соединительных линий.
Шаблон организационной схемы (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
4. Определите этапы проекта
Вехи представляют собой важные события в жизненном цикле проекта и включают даты начала и окончания проекта, успешное завершение ключевых результатов и т.д.
Шаблон расписания проекта (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
5. Создание плана ресурсов
Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для проекта: оборудование, машины, люди, материалы и т.д. Это может помочь вам при распределении бюджета.
6. Установите бюджет проекта
Перечислите расходы, которые ваша организация должна будет понести для реализации плана. Поскольку эти расходы могут меняться в ходе проекта, вы можете сделать приблизительные расчеты. Кроме того, запишите лицо, которое будет отвечать за утверждение расходов.
7. Перечислите зависимости, ограничения и риски
Зависимости: Определите и перечислите зависимости проекта, или виды деятельности, которые окажут влияние на начало или завершение другой задачи.
Ограничения: Выясните факторы, которые будут препятствовать достижению результатов проекта. Например, нехватка ресурсов или времени.
Риски: Риски могут возникнуть на любом этапе жизненного цикла проекта. Важно, чтобы вы заранее определили их и приняли меры предосторожности. Вот несколько отличных приемов управления рисками, которые могут пригодиться здесь.
8. Наметьте план реализации
Здесь вы составите план действий, выделив основные даты или этапы.
Шаблон плана действий (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Визуальный устав проекта
Обычно устав проекта занимает 5-6 страниц. Это одна из основных причин, почему их упускают из виду в процессе управления проектами. Более простой способ написать устав проекта, который все смогут быстро прочитать и понять, приложив минимум усилий, – это визуализация.
Визуальные уставы проектов, подобные приведенным ниже, помогут вам собрать все элементы устава проекта на одной странице. Они легко читаются и визуально приятны.
Ниже приведены несколько примеров визуальных уставов проектов. Вы можете редактировать их в режиме онлайн, добавляя или удаляя элементы и настраивая их в соответствии с потребностями вашего проекта. Загружайте их как SVGs или как изображения для добавления в презентации, веб-сайты, вики компании, документы и т.д.
Шаблон 1
Шаблон устава проекта (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Шаблон 2
Пример устава проекта (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Шаблон 3
Одностраничный устав проекта (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Каковы ваши мысли по поводу руководства?
На протяжении всего жизненного цикла проекта устав проекта играет важнейшую роль в поддержании заданного курса. В этом руководстве мы рассмотрели, что такое устав проекта, как его создать, а также некоторые редактируемые шаблоны устава проекта.
Есть ли лучшие практики, которым вы следуете при создании устава проекта? Поделитесь ими с нашими читателями в разделе комментариев ниже.
Каждый проект – это опыт обучения. Неудачи предупреждают нас, чтобы мы не повторяли тех же ошибок. Успехи помогают нам эффективно ориентироваться в наших текущих и будущих проектах. Для успешного управления проектом необходим надлежащий процесс фиксации неудач, побед и областей для улучшения. Именно это и делает метод извлечения уроков из проекта.
В этом посте мы рассмотрим, как эффективно избежать неудач проекта, используя извлеченные уроки. Шаблоны, представленные в этом посте, можно редактировать в режиме онлайн. Используйте их, чтобы продвинуться в решении задач.
Что такое извлеченные уроки проекта?
Извлеченные уроки – это основной – как положительный, так и отрицательный – опыт, собранный на протяжении всего жизненного цикла проекта, а также по его завершении. Размышляя над этими знаниями и пониманием, вы можете преобразовать полученные знания в действия, необходимые для улучшения текущих систем и процессов и обеспечения успеха будущих проектов.
Для некоторых организаций извлеченные уроки в управлении проектами – это неформальный процесс, в ходе которого они обсуждают и документируют опыт проекта на этапе закрытия. Другие организации проводят сессию извлечения уроков в конце каждого этапа проекта. Менеджеры проекта, члены проектной группы, а также руководители группы могут участвовать в сессии извлеченных уроков для рассмотрения отчетов и принятия решений о том, как преобразовать полученные знания в действия.
Сессии по извлечению уроков могут проводиться на разных этапах проекта в зависимости от его сложности; в конце каждого этапа, по завершении проекта или в режиме реального времени по мере его выполнения.
Почему извлечение уроков должно быть неотъемлемой частью управления проектами
Документирование извлеченных уроков и их распространение в организации помогает избежать неудач и снизить их вероятность. Это также помогает создать передовой опыт, который можно использовать в будущих начинаниях.
Проведение сессий, посвященных извлеченным урокам, также способствует укреплению доверия между членами команды; предоставление им возможности поделиться собственным видением того, что было правильно и неправильно в ходе проекта, позволит им почувствовать себя более вовлеченными и будет способствовать их более активному участию в процессе управления проектом.
В конечном итоге, извлеченные уроки могут оказать реальное влияние на процессы в компании и на то, как работают команды.
Процесс извлечения уроков
Процесс извлечения уроков включает пять этапов. Их цель – извлечь важные уроки, полученные участниками встречи в ходе проекта, и определить, как успешно применить эти знания для достижения лучших результатов в будущих проектах. Шаги таковы,
Процесс извлечения уроков (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Шаг 1: Определить извлеченные уроки
Начните с анализа того, что прошло хорошо, а что не очень, в ходе проекта, который вы только что завершили, и что нужно улучшить. Это должно быть сделано во время сессии по извлечению уроков, в которой участвуют ключевые заинтересованные стороны проекта.
При подготовке к сессии фасилитатор должен разослать участникам опросник. Он должен включать конкретные вопросы, связанные с различными аспектами проекта (т.е. управление проектом, ресурсы, коммуникации, требования и т.д.). Не менее важно получить их отзывы о том, что сработало, что не сработало и что в нем следует улучшить. Ответы на вопросы анкеты не только помогут участникам лучше подготовиться к сессии, но и сами ответы помогут направить дискуссию между ними.
Обобщите результаты опроса и проанализируйте их вместе с другими ключевыми отчетами в ходе сессии, чтобы определить неудачи и победы проекта. По его окончании должны быть выработаны рекомендации по улучшению проекта в будущем.
Вы можете использовать подобную таблицу, как показано ниже, для записи отзывов и ключевых моментов, обсуждавшихся во время сессии.
Шаблон извлеченных уроков (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Шаг 2: Документировать полученные уроки
Следующим этапом процесса является документирование результатов с составлением подробного отчета. Он должен включать отзыв участника о сильных и слабых сторонах проекта и рекомендации по его улучшению.
После завершения работы над отчетом поделитесь им с соответствующими внутренними и внешними заинтересованными сторонами проекта. В то время как вы можете создать обзор подробного отчета для руководства, подробный отчет может быть отправлен в виде вложения для дальнейшего использования.
Шаг 3: Проанализировать полученные уроки
На этом этапе процесса проанализируйте и систематизируйте полученные уроки, чтобы определить, как их применить. Затем принимается решение о необходимом обучении сотрудников и совершенствовании процессов управления проектами.
В качестве следующего шага вы можете составить план действий с указанием необходимых шагов, ответственных лиц/подразделений, ресурсов и сроков.
Шаблон плана действий (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Шаг 4: Архивировать полученные уроки
Храните все документы об извлеченных уроках в легкодоступном месте, например, на общем диске (например, Google Drive), делая их легкодоступными для команды проекта, а также для других команд в организации и заинтересованных сторон.
Шаг 5: Извлечение извлеченных уроков
Обратитесь к документам об извлеченных уроках, чтобы улучшить текущие процессы проекта. Оптимизируйте возможность поиска этих документов, создавая папки для каждого типа проекта и правильно организуя их по дате или названию проекта. Если инструмент, который вы используете для хранения отчетов, предлагает возможность поиска по ключевым словам, любому человеку будет гораздо проще их получить.
Как избежать неудач проекта с помощью извлеченных уроков
Вот несколько шагов, которые вы можете включить в процесс извлечения уроков для обеспечения успеха проекта.
Часто проводите заседания, посвященные извлеченным урокам
В проекте многое может пойти не так, как надо, особенно если речь идет о крупной комплексной инициативе. Поэтому хорошо бы записывать ключевую информацию раньше, а не ждать до конца проекта. По прошествии времени вы можете не сохранить ключевые идеи или, в случае неудачи, информация может быть намеренно пропущена.
Иметь стандартный процесс и набор инструментов
Многие организации часто не могут фиксировать уроки, полученные в ходе проектов, потому что у них нет определенного процесса.
Правильно подобранный набор шагов делает его более необходимым и может помочь команде войти в привычку записывать уроки, полученные в ходе проектов. Аналогичным образом, наличие заранее определенного набора инструментов для сбора информации, хранения отчетов и документов и обмена ими в рамках организации поможет еще больше упорядочить процесс.
Использовать уроки, полученные при планировании рисков
Во время оценки рисков нового проекта обратитесь к отчетам о прошлых извлеченных уроках соответствующих проектов, чтобы легко определить потенциальные риски. После этого можно переходить к разработке стратегий смягчения последствий.
Иметь команду, усвоившую уроки
Вы можете применять метод извлеченных уроков – или активно записывать опыт, мысли и впечатления в режиме реального времени – на протяжении всего проекта. Уточните, как вы будете применять метод, и выберите команду, которая будет принимать участие и играть активную роль.
Лучшей практикой является включение членов из разных областей проекта, чтобы собрать различные точки зрения. Количество членов команды должно составлять от 3 до 10 человек.
Ведение такого журнала регистрации опыта проекта поможет проводить более эффективные занятия по извлечению уроков.
Шаблон отчета об извлеченных уроках (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Как бы вы использовали извлеченные уроки в управлении проектами?
В этом посте мы определили, что такое извлеченные уроки в управлении проектами, процесс извлечения уроков и как эффективно применять этот метод, чтобы избежать провала проекта, а также полезные шаблоны.
Убедитесь, что фиксация, анализ и извлечение уроков являются частью каждого вашего проекта. Не менее важным является планирование следующего набора шагов для эффективного применения полученных уроков. Эти постоянные усилия помогут воспитать культуру постоянного совершенствования в вашей организации.
Если проект – это корабль, то управление проектом – это его парус. Управление проектом – это то, что обеспечивает руководство конкретным проектом, чтобы направить его к успеху. Однако при выполнении проекта можно столкнуться с беспрецедентными проблемами управления проектами.
Creately совместно с командой Proofhub и ее директором по маркетингу Вартикой Кашьяп провели Twitter-чат, намереваясь пролить свет на 10 самых больших проблем в управлении проектами и на то, как их избежать.
Ниже приводится список проблем и ответы участников на них.
Как устранить замкнутость и создать среду, способствующую эффективному и результативному сотрудничеству и общению в рамках проекта?
Команда проекта не может функционировать изолированно. Успешное выполнение проекта зависит от того, насколько эффективно каждый член команды сотрудничает друг с другом при выполнении задач. В связи с этим команда Proofhub подчеркнула важность ведения всех коммуникаций, связанных с проектом, через один общий портал, доступный всем членам команды.
“Подключите всех к одному коммуникационному порталу и позвольте всем ядерным командам участвовать без творческих ограничений. Каждый учит каждого!”
Proofhub
Дополняя заявление Proofhub, CMO Вартика Кашьяп также заявила, что использование коммуникационных инструментов и создание межфункциональных команд может обеспечить эффективное и результативное сотрудничество в рамках проекта.
“Создавайте межфункциональные команды. Используйтесредства коммуникации. Обеспечить более открытую и прозрачную культуру”
Вартика Кашьяп
А как насчет удаленной работы? Пандемия способствовала быстрому росту удаленных схем работы из-за закрытия магазинов и ограничений на поездки. Creately направил Кашьяпу вопрос о дополнительных шагах, которые компания должна предпринять, чтобы избавиться от силосов в среде удаленной работы.
В ответ Кашьяп подчеркнул важность прозрачной культуры труда.
“Сделайте прозрачность новой культурой. Относитесь к общению как к улице с двусторонним движением. Боритесь с ямами продуктивности/вовлеченности с помощью виртуальных культурных инициатив”
Вартика Кашьяп
Исследование утверждает, что около 39% проектов терпят неудачу из-за недостатков в планировании проекта. Как планирование способствует успеху проекта?
Бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды заявил: “Планы – ничто, планирование – все” План жизненно важен при выполнении проекта.
Компания Proofhub подчеркнула важность наличия надлежащего плана проекта.
“Планирование проекта сродни компасу и рулю на парусном судне. Вы все равно доберетесь до места назначения без них, просто это займет на 100 лет больше времени”
Proofhub
Участница Нандини Сехедев отметила многочисленные преимущества наличия плана проекта.
“Планирование проекта жизненно важно для предотвращения или минимизации рисков и количества неудач. Планирование проекта помогает направлять спонсоров, команды, заинтересованные стороны; а менеджер проекта ориентируется на сложных этапах проекта”
Нандини Сехдев
Как справиться с проблемами в управлении проектом, возникающими, когда у проектной команды нет необходимых навыков для решения поставленной задачи?
В процессе работы над проектом вы можете столкнуться с беспрецедентными трудностями или проблемами. В таких обстоятельствах вы сможете решить их без заметного влияния на ход проекта, если вооружитесь необходимыми навыками для борьбы с ними. Представьте себе ситуацию, когда вы не знаете, как решить проблему? Что же делать дальше?
Proofhub подчеркнул, что совместная работа команды над визуализацией рассматриваемой проблемы приведет к другой перспективе и вероятным решениям.
“Соберите команду, заставьте их говорить, выслушайте их и помогите им представить, что не так. Большинство команд способны решать проблемы, но медленно их подхватывают. Если вы станете их путеводной звездой, они найдут конец туннеля”
Proofhub
Визуальные рабочие пространства, такие как Creately, могут быть эффективными в отслеживании ваших шагов и переоценке процессов. Например, вы можете использовать причинно-следственную диаграмму, чтобы ( выяснить основные причины проблемы, и использовать карты ума ( для мозгового штурма решений.
Диаграмма причин и следствий (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
Как устранить пробелы в навыках? Открыто общаться и создавать среду, в которой члены команды могут участвовать в увлекательном обучении.
“Открытое общение необходимо, если вы надеетесь успешно сократить разрыв в квалификации. Вы также можете создавать увлекательные учебные мероприятия, и недостаточно просто проводить обучающие программы, необходимо оценивать, насколько эффективны ваши стратегии”
Proofhub
Насколько важен план на случай непредвиденных обстоятельств в управлении проектом?
Ровное плавание в любой момент может превратиться в шторм, и если вы не обладаете достаточным мастерством, чтобы противостоять ему, вся миссия может зайти в тупик. План на случай непредвиденных обстоятельств может подготовить вас к успешному преодолению непредвиденных обстоятельств.
“Часто говорят, что ваш план А никогда не должен нуждаться в плане Б. Но на самом деле вам нужны планы С, D, E и F, просто на всякий случай. Непредвиденные обстоятельства – это беспокойство о проблемах сегодня, которые потенциально могут свести вас с ума завтра”
Proofhub
План действий в чрезвычайных ситуациях для бизнеса (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
Как вы можете создать атмосферу подотчетности, в которой команда берет на себя ответственность за свои действия и должным образом выполняет возложенные на нее роли?
Первым шагом в обеспечении подотчетности в управлении проектами является четкое определение целей проекта и соответствующее распределение обязанностей между членами команды. Однако важно отметить, что существует разница между подотчетностью и ответственностью.
Например, ответственным членом команды может быть человек, которому поручено выполнение конкретного задания. Ответственность можно разделить. Подотчетный член команды является лицом, принимающим окончательное решение по заданию.
Кашьяп считает, что наделение людей необходимыми навыками и ресурсами для выполнения своей работы позволит им быть ответственными.
“Ваша цель должна заключаться в том, чтобы предоставить сотрудникам навыки и ресурсы, необходимые для выполнения их работы, а затем создать среду, в которой им будет легко взять на себя ответственность за свои решения и действия”
Вартика Кашьяп
С другой стороны, компания Proofhub подчеркнула, что четкое понимание ожиданий от проекта и последствий ответственности каждого человека создаст атмосферу подотчетности.
“Ответственность лучше всего понимается, когда ожидания ясны, а последствия более ясны. Покажите им весь игровой набор – мишень, дротик, как бить и что происходит, когда они промахиваются”
Proofhub
Creately задал вопрос: “Что происходит, когда члены команды не справляются со своими обязанностями?” В ответ на это компания Proofhub заявила, что первым шагом является беседа с человеком и, соответственно, предоставление обратной связи о том, как необходимо изменить ход действий.
“Ваш первый шаг – поговорить с заинтересованными лицами. Затем обеспечьте обратную связь, чтобы люди знали, что нужно изменить. То, что вы узнаете в ходе обсуждения, создает контекст для следующих действий, которые вы предпринимаете”
Proofhub
Невовлеченный клиент может стать причиной множества проблем. Как улучшить взаимодействие с заинтересованными сторонами и добиться того, чтобы все были на одной волне?
Еще одним ключевым фактором, определяющим успех проекта, является взаимодействие с заинтересованными сторонами. Взаимодействие с заинтересованными сторонами – это поиск поддержки и обратной связи с заинтересованными сторонами проекта для обеспечения достижения его целей.
Правильное управление заинтересованными сторонами включает в себя надлежащий анализ заинтересованных сторон с использованием реестра заинтересованных сторон для определения их требований. Вовлеченность заинтересованных сторон, как правило, выше в начале проекта и снижается по ходу его реализации. Чтобы избежать этого, важно поддерживать постоянную связь с заинтересованными сторонами с помощью инструментов совместной работы, средств удаленного общения и так далее.
Шаблон реестра заинтересованных сторон (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
Предоставляйте своим клиентам ежеминутные обновления, информацию из первых рук, своевременные отчеты и общайтесь с ними по установленному графику”. Привлеките их к участию, и вам никогда не придется перелистывать страницу. Именно это больше всего нравится нашим клиентам в работе с ProofHub!”
Proofhub
Плохо определенные цели и задачи могут погубить проект. Как установить четкие цели и критерии успеха для обеспечения успеха проекта?
Вы всегда должны ставить SMART-цели. Следующий шаг – разработать четкий план действий для достижения этих целей в течение срока реализации проекта. Наличие такого плана действий обеспечит четкое понимание того, кто за что отвечает, с указанием сроков выполнения каждой задачи.
Шаблон плана действий (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
“Четкая цель – это то, с чем могут согласиться и клиент, и менеджер, и сотрудник. Главное – не дать никому опередить себя в постановке целей”
Proofhub
Сехдев повторил, что постановка целей ведет к определению задач для достижения этой цели. Это будет вашим путеводным светом на протяжении всего проекта.
“Постановка цели склоняет к разработке предложения, а затем к определению задач, которые помогут достичь цели. Когда вы знаете свои цели, вы можете определить задачи, то есть – как, почему и что вам нужно сделать для планирования проекта.”
Нандини Сехдев
Между тем, Кашьяп подчеркнул, что правильное сочетание планирования, контроля и мониторинга может определить, как проект может быть завершен в установленные сроки и в рамках бюджета.
“Правильное сочетание планирования, контроля и мониторинга может иметь значение для того, как менеджеры проекта завершат проект в срок, в рамках бюджета и с высококачественными результатами”
Вартика Кашьяп
Насколько важно приобрести правильное программное обеспечение для управления проектами?
Правильное программное обеспечение для управления проектами может повысить производительность и эффективность работы межфункциональных команд. Это делает общение более быстрым, легким и помогает в процессе принятия решений.
В связи с этим Proofhub подчеркнул, что это одно из самых важных решений, когда речь идет о проведении проекта.
“Безусловно, это одно из самых важных решений. Большинство команд слишком поздно осознают, как много они могут улучшить, имея в своем распоряжении правильный инструмент управления проектами. 85 000+ наших пользователей согласятся с этим!”
Proofhub
На какие основные факторы следует обратить внимание при покупке инструмента управления проектами? Анализ требований проекта и целей, поставленных командой, поможет вам определить наиболее подходящее программное обеспечение для управления проектами.
“Знайте свои проблемы, чтобы лучше сформулировать свои потребности, понять, как инструменты могут помочь, и определить критерии для оценки инструментов”
Proofhub
Как улучшить взаимодействие проектной команды и укрепить доверие?
Общение является ключевым фактором для улучшения сотрудничества в рамках проекта и укрепления доверия. Важно создать среду, в которой члены команды могут обмениваться знаниями и совместно работать над решением проблем.
Свободно делитесь знаниями”. Учитесь друг у друга. Гибко перераспределяйте рабочую нагрузку, чтобы устранить неожиданные узкие места, помогать друг другу выполнять задания и укладываться в сроки, а также совместно использовать ресурсы”
Вартика Кашьяп
Компания Proofhub также подчеркнула, что улучшение коммуникации приведет к улучшению сотрудничества, поскольку каждый сможет поделиться своими идеями.
“Сотрудничество – это все, что связано с общением, и подбадривайте людей из вашей команды, чтобы они могли выразить себя. Руководители должны поощрять новые идеи и позволять каждому свободно выражать свои мысли. В результате сотрудничество улучшится”
Proofhub
Такие инструменты, как Creately, помогут вам лучше сотрудничать в режиме реального времени, даже если вы работаете удаленно. Такие инструменты обеспечивают бесперебойное межфункциональное взаимодействие.
Есть ли какие-то приемы “ледокола”, которые можно использовать для укрепления доверия?
“Прозрачность, доверие к своей команде, запрос на общение и обратную связь и ответ на общение и обратную связь”
Proofhub
Какие факторы следует учитывать при распределении ресурсов на проект?
Эффективное распределение ресурсов направлено на распределение ограниченных ресурсов наиболее подходящим и экономичным способом. Эта ответственность часто возлагается на менеджера проекта, чтобы обеспечить правильное распределение и учет каждого ресурса.
Подчеркивая нехватку ресурсов, Кашьяп отметил, что управление проектами – это достижение большего за меньшие деньги.
“Распределение ресурсов в управлении проектами – это достижение большего за меньшие деньги. Проанализируйте объем проекта Определите ресурсы Имейте резервный план на случай изменения клиента Разделите проект на более мелкие задачи”
Вартика Кашьяп
Proofhub, с другой стороны, подчеркнул важность наличия инструмента управления проектами для повышения эффективности управления проектами.
“Sналичие специалистов Требования к квалификации проектаЦели проекта Существующие текущие задачи Нагрузка на проект Хотя все это необходимо, умный инструмент управления проектом поможет вам сделать эти моменты менее беспокойными.”
Proofhub
При управлении проектом вы обязательно столкнетесь с непредвиденными проблемами и препятствиями. Важно, чтобы вы обладали необходимыми навыками и инструментами для преодоления таких трудностей и успешного завершения проекта.
blog.
В конечном итоге, включение этой стратегии в ваш подход должно работать на ответы на 4 W.
Не помешает также позволить сотрудникам самим определять сроки, если показатели находятся в пределах разумного. Например, если вы добавляете полноценную функцию электронной коммерции на сайт вашей компании, то, скорее всего, потребуется ряд действий, интеграций и вводов от нескольких отделов – просто посмотрите на все те части, из которых состоит электронная коммерция. Начните с того, что позвольте командам разработчиков и проектировщиков выбрать предварительные даты сбора необходимой информации. Определив сроки, постарайтесь их придерживаться. Убедитесь, что они хорошо известны и отмечены в календаре каждого. Кроме того, приготовьтесь к тому, что вам придется стать силовиком. Чрезмерная снисходительность будет только способствовать затягиванию процесса и снижению эффективности работы.
