Creately Blog

Bij Creately hebben we een missie om de manier waarop teams werken en visueel samenwerken te transformeren. Ons platform is ontworpen om ondernemingen in staat te stellen de voordelen van visuele samenwerking volledig te benutten, de productiviteit te stimuleren en innovatie te stimuleren.

Vandaag kondigen we met trots een aantal belangrijke vorderingen aan die onze toewijding aan deze missie verder versterken.

Een nieuw tijdperk van beveiliging en naleving

We begrijpen dat voor bedrijven, met name grotere ondernemingen, gegevensbeveiliging en naleving niet onderhandelbaar zijn. Daarom zijn we trots om aan te kondigen dat we twee belangrijke certificeringen hebben behaald: SOC 2-Type 2 en ISO 27001.

Deze certificeringen worden algemeen erkend als belangrijke maatstaven op het gebied van informatiebeveiliging en -beheer, en tonen aan dat we ons inzetten voor het handhaven van strikte beveiligingsnormen. Hoewel deze certificeringen een basisvereiste zijn geworden in het huidige digitale landschap, is het behalen ervan een belangrijke prestatie die onze toewijding aan het beveiligen van uw gegevens en het leveren van een betrouwbare service benadrukt.

Introductie van nieuwe data residency-opties – met een twist

In lijn met onze toewijding aan beveiliging en compliance, zijn we verheugd om nieuwe data residency-opties aan te bieden. Creately-gebruikers kunnen er nu voor kiezen om hun gegevens op te slaan in datacenters in de VS, de EU of de AU. Deze nieuwe functie zorgt ervoor dat lokale wetten inzake gegevens soevereiniteit worden nageleefd en biedt verbeterde gegevensbeveiliging.

De data residency-oplossing van Creately is echter uniek. Hoewel de gegevens van uw organisatie zich in een bepaalde geografie bevinden, wilt u toch naadloos samenwerken met externe teams verspreid over de hele wereld.

Dankzij onze geavanceerde architectuur kunnen Creately-gebruikersgegevens die vanuit verschillende regio’s worden gehost, samenwerken aan werkruimten. Als u zich aanmeldt als een Creately-gebruiker in de VS, kunt u nog steeds externe uitnodigingen accepteren om samen te werken in door de EU gehoste Creately-werkruimten zonder een beat over te slaan.

En dit alles wordt gedaan zonder persoonlijke gegevens naar andere regio’s te lekken en volledig te voldoen aan de soevereiniteits wetten!

Een frisse visuele samenwerking ervaring

Naast deze beveiligingsverbeteringen hebben we ook verbeterde functies geïntroduceerd om de visuele samenwerking ervaring verder te optimaliseren. Met snellere ervaringen voor het maken van diagrammen, extra bibliotheken, sjablonen en vormen, bieden we een intuïtieve en efficiënte manier voor teams om visueel samen te werken.

Door gegevens te integreren met visuele samenwerking, hebben we nieuwe mogelijkheden ontgrendeld op gebieden als productbeheer, het in kaart brengen van gebruikers trajecten, het in kaart brengen van processen, HR-planning en meer. Deze functies stellen cross-functionele teams in staat om effectiever te werken, waardoor creativiteit en innovatie in uw hele organisatie worden gestimuleerd.

Onbeperkte samenwerking voor iedereen

Ten slotte schudden we het traditionele SaaS-prijsmodel door elkaar met ons ‘Unlimited Collaboration’-plan. Deze baanbrekende aanpak elimineert de beperkingen op het aantal zitplaatsen, waardoor een onbeperkt aantal gebruikers binnen een organisatie ons platform tegen een vast bedrag kan gebruiken.

Dit nieuwe model democratiseert de toegang tot visuele hulpmiddelen, waardoor iedereen in uw organisatie de kracht van visueel werken kan benutten, ongeacht hun rol of functie. Door de barrières van traditionele prijsmodellen weg te nemen, maken we het voor ondernemingen gemakkelijker dan ooit om het volledige potentieel van visuele samenwerking te benutten.

Vooruit en omhoog!

Deze verbeteringen zijn een bewijs van onze toewijding om organisaties in staat te stellen het volledige potentieel van visuele samenwerking te benutten, ondersteund door robuuste beveiliging en compliance.

We zijn verheugd om deze reis met u voort te zetten en kijken ernaar uit om ambitieuze teams de tools te geven die ze nodig hebben om te innoveren, samen te werken en te slagen in het tijdperk van visuele samenwerking.

Het verhogen van de doorstroming en het conversiepercentage van kandidaten is in veel organisaties een veelvoorkomende uitdaging geworden. Om het juiste talent op het juiste moment aan te trekken, moet je over een efficiënt wervingsproces beschikken.

Een van onze belangrijkste doelen voor dit jaar is de uitbreiding van ons team. In het begin was er natuurlijk behoefte om ons wervingsproces opnieuw te bekijken om te zien wat we konden doen om onze kandidaatconversie te verhogen.

We zijn begonnen met het herdefiniëren van ons wervingsproces op basis van onze wervingsbehoeften. Het resultaat was dat we erin slaagden de kandidaatervaring te verbeteren, wat leidde tot een betere kandidaatconversie.

In deze post zullen we onze geoptimaliseerde wervingsproces stappen die we hebben genomen om het te optimaliseren delen.

Een onfeilbaar aanwervingsproces ontwikkelen

Het aanwervingsproces kan van bedrijf tot bedrijf verschillen, afhankelijk van de organisatiestructuur, het selectieproces, de aard van de activiteiten, enz. Maar een goed gepland aanwervingsproces moet het recruitment team helpen de juiste kandidaat aan te nemen.

Hier bij Creately volgen we een wervingsproces van 7 stappen dat ons helpt de juiste kandidaten te vinden, aan te trekken en te behouden. De stappen zijn;

null
1. Vaststellen van de aanwervingsbehoeften
2. Opstellen van functiebeschrijvingen
3. Uitwerken van een aanwervingsstrategie
4. Screening en shortlist van kandidaten
5. Gesprekken voeren
6. Evalueer en doe het aanbod
7. Aan boord van de nieuwe werknemer

Stap 1: Vaststellen van de wervingsbehoeften

Wat zijn je bestaande wervingsbehoeften? Misschien is er net een werknemer vertrokken of is er net een nieuwe baan vrijgekomen. Zodra je de bestaande vacatures hebt geïdentificeerd, kun je de functiespecificaties vaststellen, zoals vaardigheden, kennis, ervaring, enz.

Je kunt je wervingsbehoeften bepalen door het volgende te controleren:

• Eventuele gaten in prestaties, vaardigheden of bekwaamheden die je moet opvullen
• Een plotselinge toename van de werklast die je team niet aan lijkt te kunnen
• Alle werknemers die het bedrijf binnenkort zullen verlaten

Bij Creately gebruiken we een organisatieschema dat de huidige werknemers en hun vaardigheden weergeeft. Dit helpt ons in één oogopslag te zien welke vaardigheden er binnen ons bedrijf bestaan en welke vaardigheden we in de toekomst nodig hebben. Het organisatieschema zal bij elke nieuwe aanwerving worden bijgewerkt.

Stap 2: Opstellen van functiebeschrijvingen

Zodra je weet welke vaardigheden, kennis en ervaring je nodig hebt, definieer je de rol, verantwoordelijkheden en taken.

Een volledige functieomschrijving helpt je te weten wat je in potentiële kandidaten moet zoeken. Het dient ook als een checklist die kandidaten moeten afvinken voordat ze besluiten dat ze geschikt zijn voor de functie en solliciteren – wat betekent: meer relevante kandidaten.

De elementen die in een functiebeschrijving moeten worden opgenomen zijn

null
• Titel
• Verantwoordelijkheden
• Noodzakelijke kwalificaties en vaardigheden
• Vergoeding, voordelen en extraatjes
• Locatie

Hier is een handig trucje dat we bij Creately volgen – voordat we de functieomschrijving schrijven, gaan we nog een stapje verder om een kandidaat-persoonlijkheid te creëren.

Net als de buyer persona is de job candidate persona een semi-fictief portret van de ideale kandidaat voor de functie waarvoor je mensen aanwerft.

Het creëren van een kandidaatpersona helpt je te bepalen waarnaar je kandidaat op zoek is, hoe en waar je hem kunt vinden. En het geeft je de mogelijkheid om

null
• Meer relevante functiebeschrijvingen, sollicitatieformulieren, e-mails, opleidingsmateriaal, enz. te schrijven.)
• De beste recruiting channels te identificeren
• Hoogwaardige en gepersonaliseerde content te creëren om relevante kandidaten aan te trekken
• De kandidaat-eisen van je stakeholders te begrijpen
• Bijwerken en hergebruiken in de toekomst

Stap 3: Bedenk je aanwervingsstrategie

Dit is waar je beslist hoe hje de ideale kandidaten aantrekt en behoudt. Hier moet je nagaan of je binnen het bedrijf zelf een mogelijke kandidaat kunt vinden, dan wel of je van buitenaf moet aanwerven.

In je strategie moet je rekening houden met

null
• Het geografische gebied waar je je op richt
• De wervingsmethode (doorverwijzingen van werknemers, social media, video-interviews, enz.)
• Creëren van relevante job advertenties
• Kanalen voor het plaatsen van personeelsadvertenties (netwerken van sociale media, job boards, bedrijfswebsites, enz.)

En wij weten dat het handig zou zijn om het hele wervingsproces in de vorm van een flowchart te hebben geschetst.

Dit hielp ons het proces overzichtelijk te houden, het hele wervingsteam op één lijn te houden, ervoor te zorgen dat we ons aan het plan hielden en geen belangrijke stap over te slaan.

Stap 4: Screening en shortlist van kandidaten

Je wervingsstrategie was een groot succes en je hebt een torenhoge stapel sollicitaties verzameld. Wat is het volgende?

Dit zijn de stappen die we volgen wanneer we voor deze uitdaging staan

null
• Eerst sorteren we de sollicitaties om degene met de minimum kwalificaties te vinden
• Dan scheiden we de cv’s met de gewenste referenties. Hierbij kijken we naar de ervaringen, certificeringen, domein- en technische competenties en vaardigheden van de sollicitant.
• De kandidaten die de minimumkwalificaties en de vereiste bekwaamheden bezitten, worden op de shortlist geplaatst.
• Als er problemen zijn met hun sollicitatie, maken we daar een notitie van, zodat we die tijdens het gesprek kunnen ophelderen.

Stap 5: Interview proces

Na het sollicitatieformulier of de jobadvertentie is dit de plaats waar je potentiële kandidaat rechtstreeks met je in contact komt. Het is dus tijd om een goede indruk te maken op hen als potentiële werkgever.

En dit is waar je je het meest zorgen moet maken over de ervaring van de kandidaat.

Dit is wat wij hebben gedaan om de ervaring van de kandidaten te verbeteren

Gevisualiseerd interview programma

Om het zowel voor ons team als voor de kandidaat gemakkelijk te maken, hebben wij het interviewproces gevisualiseerd. Het is duidelijk en helpt alle verwarring weg te nemen.

Wij voegen het bij de eerste e-mail die wij naar onze geselecteerde kandidaat sturen. Dit helpt hen te begrijpen wat het proces inhoudt, hoeveel tijd het in beslag zal nemen en zich dienovereenkomstig voor te bereiden.

We delen het beeld, benadrukken de voltooide stappen en de volgende stap waarop ze zich moeten voorbereiden in de volgende paar e-mails.

Laat ze zelf voorkeurstijdstippen boeken

Flexibel zijn en de bereidheid tonen om rond het schema van je kandidaat te werken is een groot pluspunt voor jou. Van onze telefonische screening sessies tot discussiesessies, we laten de kandidaat zelf een voorkeurstijd reserveren (gebaseerd op de beschikbaarheid van tijdslots) met Calendly.

We delen gewoon de link in de betreffende e-mail, waardoor het voor ons beiden naadloos wordt.

Stap 6: Doe het aanbod

Dit is het moment om de referenties van de kandidaat na te gaan. En als alles klopt, kun je het bod doen.

De kans bestaat echter dat de eerste veelbelovende kandidaat die je hebt geselecteerd, het niet accepteert. In dat geval moet je bereid zijn het aanbod uit te breiden tot de op één of twee na beste kandidaat.

Stap 7: Onboarding van werknemers

Dan komt de onboarding van werknemers. Dit is waar je de nieuwe werknemer laat wennen. Dit houdt niet alleen in dat de nieuwe persoon op kantoor wordt rondgeleid en aan anderen wordt voorgesteld.

Dit houdt ook in dat zij worden geholpen hun verantwoordelijkheden te begrijpen en de nodige middelen en opleiding krijgen om hen te helpen leren. Wij hebben dit onderwerp in deze twee bronnen meer in detail behandeld.

Beste praktijken voor onboarding van werknemers

De visuele gids voor het opleiden van nieuwe werknemers

Wat is uw wervingsproces?

Deze stappen hebben ons geholpen ons wervingsproces te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Maar we hebben het daar niet bij gelaten. We houden regelmatig toezicht om te zien hoe het presteert, wat ons helpt het geoptimaliseerd te houden.

Het is echter mogelijk dat deze stappen niet geschikt zijn voor alle bedrijven, aangezien een wervingsproces organisatiespecifiek is. Maar dat betekent niet dat je deze stappen niet kunt aanpassen aan je eigen behoeften. Deel met ons welke extra stappen je in je proces volgt in de commentaarsectie hieronder. 

Verbeterde klantenservice, klantenloyaliteit en verhoogde ROI; 3 dingen die elke organisatie van de ene op de andere dag zou willen bereiken. Het is mogelijk, weliswaar niet van vandaag op morgen, maar met de juiste hulpmiddelen en de nodige inspanning.

Eén van die hulpmiddelen is de customer journey map en het staat bovenaan bij de andere succesvolle hulpmiddelen die helpen om klantgerichte verandering effectief te sturen.

In deze gids leggen we uit welke stappen je moet nemen om een customer journey map te maken die de verwachte resultaten oplevert, terwijl je de veelgemaakte fouten die anderen maken, vermijdt.

Wat is een customer journey map?

De verwachtingen van de klant stijgen en zullen blijven stijgen, waardoor bedrijven gedwongen worden zichzelf voortdurend opnieuw uit te vinden om te overleven. Reden? De beschikbaarheid van meerdere producten en diensten onder verschillende merken en aanbiedingen. Bovendien heeft de aanwezigheid van onlineplatforms, met name sociale media, de klant meer controle gegeven over de besluitvorming.

Het is in een dergelijke situatie dat de customer journey map zo populair is geworden. Deze tool, dat ook bekend staat als de customer experience map, visualiseert de ervaring van de klant van een organisatie.

Het geeft chronologisch elke stap in de interactie van de klant met je bedrijf weer. Een customer journey map begint meestal met de eerste stap, namelijk wanneer de klant je product of dienst ontdekt, en afhankelijk van je doel kan het zo lang zijn als je wilt.

Het onthult de acties, emoties, pijnpunten en verwachtingen van de klant tijdens het klanttraject. En het helpt het bedrijf dingen te zien vanuit het perspectief van de klant, wat op zijn beurt het bedrijf helpt een diep inzicht te krijgen in de behoeften van de klant.

Er zijn veel voordelen verbonden aan het in kaart brengen van het klanttraject. Het helpt,

• Vast te stellen in welke gebieden de onderneming prioritair moet investeren en inspanningen moet leveren
• Waardevol inzicht te krijgen in wat de klant van je merk verwacht, hun interne motivaties en behoeften, wat je op zijn beurt zal helpen je klantervaring te verbeteren
• Ontdek de kloof tussen de verwachtingen van de klant en de huidige klantervaring, met behulp van het RATER Model.
• Identificeer ernstige problemen in je klantervaring en elimineer ze proactief

Hoe maak je een Customer Journey Map in 6 stappen

Op het eerste gezicht ziet een customer journey map er misschien eenvoudig uit om te maken. Maar er zijn veel details waar je op moet letten als je er een maakt. In de volgende stappen hebben we het proces van het maken van een customer journey map vereenvoudigd.

Een ding dat je in gedachten moet houden is dat customer journey maps kunnen verschillen van bedrijf tot bedrijf, op basis van het product / de dienst die ze aanbieden en het gedrag van het publiek.

Het is ook belangrijk dat de juiste mensen met kennis van de ervaring van je klant aanwezig zijn wanneer je het traject in kaart brengt.

Stap 1: Bouw je Buyer Persona

Het maken van een customer journey map begint met het definiëren van je buyer persona, een profiel van je beoogde klant op basis van uitgebreid onderzoek.

De buyer persona bestaat meestal uit demografische gegevens zoals leeftijd, geslacht, carrière, enz. naast andere gedragsmatige en psychografische details zoals doelstellingen, interesses, levensstijl, uitdagingen, enz. van de klant.

Je bedrijf kan één of vele buyer persona’s hebben, afhankelijk van het aantal doelgroepsegmenten waarop je je richt. En om te voorkomen dat je customer journey map te algemeen is, moet je voor elk segment dat je identificeert een aparte customer journey map maken.

 Je moet het ook baseren op reële gegevens in plaats van op veronderstellingen om te vermijden dat je een verkeerd klantenprofiel creëert dat je niet veel oplevert.

Je kunt zoveel gegevens verzamelen als je wilt via online onderzoek, vragenlijsten, enquêtes, directe klantenfeedback, interviews en met tools als Google Analytics.

Hier is onze gids voor het creëren van een buyer persona. Raadpleeg het om je eigen buyer persona te creëren in 4 eenvoudige stappen. Begin met een sjabloon om tijd te besparen.

Het creëren van de buyer persona zal ook licht werpen op de doelstellingen van de koper, wat nog iets is waar je aandacht aan moet besteden wanneer je het traject van je klant in kaart brengt.

Stap 2: Breng de fasen en touchpoints van de klantlevenscyclus in kaart

Welke stadia doorloopt je klant om in contact te komen met je product/dienst? Door je customer journey map in verschillende fasen op te splitsen, wordt het gemakkelijker te begrijpen en te raadplegen.

Nu, deze stadia kunnen variëren afhankelijk van je bedrijfssituatie, sales funnel ontwerp, marketing strategieën, enz., maar meestal, zou het bevatten – Bewustzijn, Overweging, Besluit, en Retentie.

Breng de touchpoints in kaart om de nog beter te verduidelijken. Een touchpoint verwijst naar elk moment in hun reis wanneer een klant in contact komt met je merk (d.w.z. website, sociale media, getuigenissen, advertenties, verkooppunt, facturering, etc.).

De gegevens die je tijdens je buyer persona-onderzoek hebt verzameld, geven je een vrij goed idee van de contactmomenten van de klant in de verschillende fasen van de levenscyclus; dit zijn onder meer de stappen die ze nemen wanneer ze je merk voor het eerst ontdekken tot de aankoop van je product en de daaropvolgende interacties.

Het identificeren van alle potentiële touchpoints klinkt misschien overweldigend, maar je kunt altijd vertrouwen op tools zoals Google Analytics die gedragsrapporten (die het gebruikerspad op je website weergeven) en goal flow rapporten (die het pad weergeven dat een gebruiker aflegt om een doelconversie te voltooien) voor je genereren om mee te werken.

Of je kunt de traditionele methode volgen en in de huid van je klanten kruipen en zelf de reis ondernemen om de acties te identificeren.

Probeer tegelijkertijd de emotionele toestand (verheugd/frustraties) van de klant te bepalen terwijl hij elke actie onderneemt. Als je weet hoe zij zich voelen, zul je beter begrijpen of zij van de ene fase in het traject naar de andere zouden gaan.

Stap 3: Begrijp de doelstellingen van de klanten

Dit is waar je je aandacht moet richten op het begrijpen van de doelen die je klanten in elke fase proberen te bereiken. Als het gaat om het optimaliseren van de reis van je klant, zal het enorm helpen als je weet wat je klanten proberen te bereiken.

Enkele methoden die je hier kunt gebruiken zijn antwoorden op enquêtes, transcripties van interviews, e-mails van klantenondersteuning, gebruikerstests, enz.

Als je eenmaal weet welke doelen je klanten in elke fase van het traject nastreven, kun je ze afstemmen op de touchpoints.

Stap 4: Identificeer belemmeringen en pijnpunten van klanten

Nu weet je wat je klant probeert te bereiken in elke fase van de levenscyclus van de klant, en welke stappen hij onderneemt om dat voor elkaar te krijgen.

Als je klanttraject perfect is, zullen je klanten hun aankopen niet opgeven, je landingspagina’s niet verlaten zonder de formulieren in te vullen, op de CTA klikken om vervolgens het tabblad te sluiten, enz. Als je reis helemaal geen wegversperringen zou hebben, dan zou je deze customer journey map helemaal niet nodig hebben.

Maar dat is hier niet het geval, of wel?

Er zijn misschien veel dingen die je goed doet om je klantervaring soepel te laten verlopen, maar er kunnen nog steeds veel wegversperringen zijn die je gebruikers frustreren. In deze stap moet je werken aan het identificeren van wat deze wegversperringen en pijnpunten van klanten zijn.

Misschien is de prijs van het product te hoog, of de verzendkosten zijn onredelijk, of misschien is het inschrijvingsformulier een paar bladzijden te lang. Het identificeren van dergelijke wegversperringen zal je helpen de geschikte oplossingen toe te passen om je klantenervaring te verbeteren.

Ook hier kun je je baseren op de onderzoeksgegevens die je hebt verzameld om je buyer personas te creëren.

Stap 5: Bepaal de elementen waarop je je wilt concentreren

Er zijn verschillende soorten customer journey maps en elk richt zich op een verscheidenheid aan elementen. Gebaseerd op je doel, kun je een van hen kiezen.

Huidige toestand: Deze kaarten laten zien hoe je klanten op dit moment met je merk omgaan.

Toekomstige staat: Dit type kaart visualiseert de acties waarvan je veronderstelt of denkt dat ze door je klanten zullen worden ondernomen.

Dag in het leven: Dit type kaart probeert vast te leggen wat je huidige klanten of prospects in een dag in hun leven doen. Ze zullen meer informatie over je klanten onthullen, waaronder pijnpunten in het echte leven.

Stap 6: Los de wegversperringen op

Nu je weet welke problemen/wegversperringen je klanten tegenkomen tijdens de interactie met je merk, kun je je richten op het prioriteren en oplossen van deze problemen om elk contactpunt te verbeteren en klanten te behouden in alle stadia van het traject.

Klanten veranderen voortdurend, dus dat geldt ook voor je customer journey maps. Test en update je customer journey maps zo vaak als nodig is om de veranderingen in je klanten en in je producten/diensten te weerspiegelen.

Hier zijn enkele sjablonen waarmee je meteen aan de slag kunt.

Klaar om de reis van je klant in kaart te brengen?

Customer journey maps zijn een geweldige manier om meer inzicht te krijgen in je klanten en hun ervaring met je organisatie. Door de tijd te nemen om te begrijpen hoe je klanten met jou omgaan, wat zij voelen en wat zij willen bereiken, kun je hen voor een groot deel aan je binden.

Volg deze 6 stappen om je klantentraject goed in kaart te brengen. Gebruik een sjabloon om tijd te besparen.

En vergeet niet om je feedback achter te laten in de commentaar sectie hieronder. 

Plan je een nieuwe strategie? Wil je de klanttevredenheid verbeteren? Wil je weten waarom sommige van je projecten mislukken? Process mapping is de eerste stap om uit te vinden hoe en waarom op bovenstaande vragen. In deze process mapping gids zullen wij je laten zien;

• Wat is een process map?
• Process map Symbolen
• Soorten process map
• Hoe maak je een process map?
• Beste praktijken voor process map
• Voordelen van Process Mapping
• Process ma sjablonen
• Symbolen process map (vervolg)

Wat is een process map?

Een process map toont visueel de stappen van een werkactiviteit en de mensen die bij de uitvoering van elke stap betrokken zijn. Bij het in kaart brengen van een proces teken je gewoon een vakje voor elke stap en verbind je ze met pijlen om een stroom weer te geven. Je kunt een online tool gebruiken om gemakkelijk een process map op te stellen. Een basisprocess map zou er als volgt uitzien:

Process map symbolen

Elke stap in een proces wordt in een process map weergegeven door een vorm. Deze vormen worden ook wel flowchart-vormen genoemd. Er zijn bijna 30 standaardvormen die je kunt gebruiken om processen in kaart te brengen. Wij denken echter dat voor de meeste mensen het gebruik van een handvol van de meest voorkomende vormen gemakkelijker te begrijpen zal zijn.

Vorm	Naam	Gebruik
	Activiteit/Proces	Om een stap/activiteit van een proces weer te geven
	Besluit	Om een beslissing voor te stellen die genomen moet worden
	Begin/einde	Om het begin en het einde van een proces weer te geven
	Pijl	Om de verbinding tussen twee stappen en de stroomrichting weer te geven
	Document	Gegevens of informatie weergeven die door mensen kunnen worden gelezen

De volledige reeks vormen van process maps/flowcharts staat onderaan in deze gids.

Soorten process maps

Hieronder volgt een lijst van verschillende soorten process maps, met een korte beschrijving en wanneer je ze kunt gebruiken. Kies het type process map dat het meest geschikt is voor je doel.

Basis flowchart

Een basis flowchart is een eenvoudige kaart die de stappen van een proces visualiseert, met inbegrip van de inputs en outputs. Wanneer te gebruiken:

• om nieuwe projecten te plannen
• om een proces te modelleren en te documenteren
• om problemen op te lossen
• om teams te helpen ideeën beter te communiceren
• Om workflows te analyseren en te behere

Hoe te tekenen: Hier is de ultieme flowchart gids die je nodig hebt om te leren hoe je ze moet tekenen.

process map op hoog niveau

Dit wordt ook wel een waardeketenkaart of een top-down kaart genoemd. Het toont de kernactiviteiten van een proces. Het gaat niet veel in detail over beslissingspunten, herbewerking, betrokken rollen, enz. Wanneer te gebruiken:

• bedrijfsprocessen te ontwerpen en te definiëren
• om de belangrijkste stappen en details van een proces te identificeren

Hoe te tekenen:

1. een opsomming van de meest elementaire stappen in het proces (niet meer dan 5-6 stappen)
2. organiseer ze in volgorde, horizontaal
3. vermeld elke sub-stap (nogmaals, niet meer dan 5-6 stappen) onder de hoofdstappen

Gedetailleerde process map

Een flowchart dat een drill-down versie van een proces laat zien. Dit betekent dat alle details van de subprocessen in dit type kaart zijn vervat. Wanneer te gebruiken:

• alle details (inputs en outputs) met betrekking tot een processtap te geven
• om de beslissingspunten binnen een proces te documenteren

Hoe te tekenen:

1. procesgrenzen bepalen
2. wat brengt het proces op gang? Gebruik een SIPOC om procesinputs te identificeren
3. vaststellen wat er onmiddellijk na elke input gebeurt (herhaaldelijk vragen “wat gebeurt er nu?” totdat je bij de output bent)

Cross-functionele flowchart

Een flowchart dat de relaties weergeeft tussen processtappen en de functionele eenheden (teams/afdelingen) die daarvoor verantwoordelijk zijn, met zwemstroken. Het is ook bekend als een deployment flowchart. Wanneer te gebruiken:

• de belangrijkste voor het proces verantwoordelijke rollen en hun onderlinge relatie vast te stellen
• om te laten zien hoe een proces over de bedrijfsgrenzen heen loopt
• om mogelijke processtoringen, overtolligheden, vertragingen, herbewerking, buitensporige inspecties enz. op te sporen

Hoe te tekenen:

1. Een competent en relevant cross-functioneel team samenstellen
2. Belanghebbenden identificeren
3. Een lijst maken van de belanghebbenden bij het proces (op basis van hoe dicht zij bij de procesklant staan), te beginnen met de procesklant
4. Zwemstroken toevoegen om de kolommen te scheiden tussen elke belanghebbende
5. Stappen toevoegen die door elke belanghebbende in zijn respectieve zwemzone worden uitgevoerd
6. Verbind de stappen met pijlen om de stroom aan te geven

SIPOC

SIPOC toont de belangrijkste elementen van een proces zoals Leveranciers, Inputs, Proces, Outputs en Klanten. 

Wanneer te gebruiken:

• om de sleutelelementen van een proces te identificeren alvorens een gedetailleerde kaart te maken
• om de reikwijdte van complexe processen te bepalen
• kan worden gebruikt in de Measure-fase van de DMAIC-methodologie

Hoe te tekenen:

1. Teken een tabel met 5 kolommen voor Leveranciers, Inputs, Proces, Outputs, en Klanten
2. Begin met het in kaart brengen van het proces in 5-6 stappen op hoog niveau
3. Identificeer de outputs
4. Identificeer de klanten
5. Identificeer de inputs van het proces
6. Identificeer de leveranciers van elk van de inputs
7. Het SIPOC-diagram verifiëren met de projectleider en andere belanghebbenden

Value stream map

Value stream maps visualiseren de stroom van materiaal en informatie die nodig is om je product bij de klant te brengen.

Wanneer te gebruiken:

• om metingen van de in- en output van processtappen vast te leggen
• om verspilling binnen en tussen processen vast te stellen
• de informatie- en materiaalstroom te documenteren, te analyseren en te verbeteren
• om inzicht te krijgen in de besluitvorming en de processtroom
• om vast te stellen waar toekomstige projecten of deelprojecten op gericht moeten worden

Hoe te tekenen: Hier is een uitgebreidevalue stream mapping gids om te leren hoe je ze tekent. Merk op dat Value stream maps een andere reeks vormen hebben, maar dat de principes van het in kaart brengen van processen dezelfde blijven.

Hoe maak je een proces map| Process Mapping Stappen

Nu je weet wat process mapping symbolen zijn en welke soorten process maps er zijn, ben je klaar om een process map te maken? Hier zijn de stappen die je moet volgen,

Stap 1: Identificeer het proces dat je in kaart moet brengen

Beslis waar je wilt beginnen. Ligt het aan het proces dat ondermaats presteert? Is het met het proces dat belangrijk is voor je nieuwe strategie? Of is het met het proces dat direct invloed heeft op de klanttevredenheid? En geef het dan een naam.

Stap 2: Het juiste team samenstellen

De inbreng van iedereen die bij het proces betrokken is, is nodig om ervoor te zorgen dat je bij het in kaart brengen van het proces elk aspect ervan bestrijkt. Het juiste team moet degenen omvatten die het proces doen en beheren en de input leveren.

Stap 3: Verzamel alle nodige informatie

• Waar begint en eindigt het proces?
• Wat zijn de stappen tussen deze twee punten?
• Wat zijn de inputs en de outputs van het proces?
• Wie doet wat? Wanneer, waar en hoe?

Stap 4: Organiseer de stappen in een opeenvolgende volgorde

Laat je team elke stap in een volgorde zetten, van begin tot eind.

Stap 5: Teken de basislijn process map

Teken een process map die de kaart toont zoals hij nu is. Houd rekening met de <process mapping best practices.>

Stap 5: Analyseer de map om verbeterpunten te vinden

Inefficiënties en knelpunten in de processen opsporen. Welke stappen moeten worden geëlimineerd? Waar kun je verbeteringen aanbrengen?

Stap 6: Verbeteringen doorvoeren en controleren

Voer de verbeteringen eerst op kleinere schaal door. Als ze beter werken, kun je ze op grotere schaal toepassen. Monitor het nieuwe en verbeterde proces om te zien hoe het functioneert en of het verder moet worden geoptimaliseerd.

Beste praktijken voor process maps

• Alvorens de processtappen vast te stellen, moet worden begonnen met het bepalen van het begin- en eindpunt van het proces. Dit helpt bij het stellen van grenzen

• Maak je process maps zo gemakkelijk en eenvoudig mogelijk om te lezen en te begrijpen door iedereen in je bedrijf

• Bewaar alleen de noodzakelijke details op je map. Niet minder of meer dan nodig om vast te stellen op welke gebieden verbeteringen nodig zijn

• Zorg ervoor dat je bij het tekenen de juiste symbolen van de process map gebruikt om verwarring te voorkomen

• Betrek alle belangrijke belanghebbenden bij het in kaart brengen van het proces om te voorkomen dat belangrijke informatie of stappen over het hoofd worden gezien

• Gebruik een business process mapping software waarmee je snel kunt tekenen en samenwerken met je team in real-time voor efficiëntie

Meer process mapping best practices?

Voordelen van Process mapping

Aangezien je al leest over process mapping, veronderstellen we dat je op zijn minst een paar voordelen kent van het doen ervan. Lees dit gedeelte echter aandachtig, want het zal je helpen anderen te overtuigen!

• Maakt het begrijpen en communiceren van het proces veel eenvoudiger onder teams, belanghebbenden of klanten

• Dient als een nuttige tool voor het testen van scenario’s en wat-als beoordelingen

• Kan worden gebruikt als marketinginstrument om aan je investeerders of industriële klanten te bewijzen dat je bedrijfsprocessen betrouwbaar zijn

• Is een vereiste van vele soorten normen en certificering, zoals ISO 9000

• Maakt procesdocumentatie leesbaarder

• De betrokkenen bewust te maken van hun rol en verantwoordelijkheden

• Helpt gebreken in het proces aan het licht te brengen en te bepalen waar verbeteringen moeten worden aangebracht

• Helpt teams bij het brainstormen over ideeën voor verbetering of nieuwe veranderingen die helpen bij het aanpakken van uitdagingen zoals het behouden van werknemers, dalende inkomsten, enz.

• Helpt de kosten in verband met de ontwikkeling van producten en diensten te verlagen

• Teamprestaties en werknemerstevredenheid verbeteren

• Kan worden gebruikt als leermateriaal om nieuwe werknemers op te leiden

• Helpt de efficiëntie van werkprocessen te meten

Process map sjablonen

Hieronder vind je een aantal sjablonen voor process maps die je online kunt bewerken met de Creately editor. 

Sjabloon 1

Sjabloon 2 Sjabloon 3 Wilt u meer gratis bewerkbare proceskaart sjablonen?

Process mapping symbolen

Naast de basissymbolen die we eerder hebben besproken, maakt process mapping ook gebruik van de volgende symbolen. Proces-/bewerkingssymbolen

Vorm	Naam	Gebruik
	Voorgedefinieerd proces / subroutine	Om een proces weer te geven dat al is voorgedefinieerd
	Alternatief proces	Om een processtap weer te geven die een alternatief is voor de normale processtap
	Vertraging	Om een vertraging of een pauze weer te geven voordat de processtroom verdergaat
	Handmatige lus	Om geautomatiseerde stappen weer te geven die handmatig moeten worden gestopt
	Voorbereiding	Om iets voor te stellen dat in het proces moet worden gewijzigd of aangepast voordat het verdergaat

Vertakking en controle van flow symbolen

Vorm	Naam	Gebruik
	On-page aansluiting	Om een inspectiepunt in de processtroom weer te geven
	Off-page aansluiting	Om kruisverwijzingen en links naar het proces vanuit een ander proces op een andere pagina weer te geven
	Samenvoegen	Om een stap voor te stellen die verschillende stappen in één samenvoegt
	Uittreksel	Om een proces weer te geven dat verdeeld is in parallelle paden
	Of	Om de “of” logica weer te geven
	En	Om de “en” logica weer te geven

Input en output symbolen

Vorm	Naam	Gebruik
	Gegevens	Om inputs en outputs van het proces weer te geven
	Meerdere documenten	Om meerdere documenten weer te geven
	Weergave	Om gegevens weer te geven die worden weergegeven om op een scherm of display te worden gelezen
	Handmatige invoer	Om processtappen weer te geven die handmatig door een persoon zullen worden uitgevoerd

Symbolen voor bestands- en informatieopslag

Vorm	Naam	Gebruik
	Opgeslagen gegevens	Om opgeslagen gegevens weer te geven
	Database	Om een database weer te geven
	Opslag met directe toegang	Om een harde schijf voor te stellen
	Interne opslag	Om een intern opslagmedium voor te stellen

Symbolen voor gegevensverwerking

Vorm	Naam	Gebruik
	Sorteren	Om een stap voor te stellen waarin gegevens op een standaard manier worden georganiseerd
	Sorteren	Om het sorteren van voorwerpen in een bepaalde volgorde weer te geven

Wat zijn je gedachten over de Process Mapping Guide?

Process maps zijn niet alleen een essentieel onderdeel van procesdocumentatie, maar zijn ook een populaire methodologie voor de verbetering van bedrijfsprocessen. Volg de gids om efficiënte bedrijfsproces maps te maken en deel met ons je eventuele bezorgdheid, ook al is het een andere techniek om processen in kaart te brengen die je persoonlijk gebruikt. In onze volgende gids zullen we het hebben over diagrammen die kunnen worden gebruikt om HR-beheer efficiënter te maken.

Naarmate je bedrijf groeit, groeit ook de complexiteit ervan. Er zijn meer stappen, meer mensen en meer dingen bij betrokken die niet altijd op de meest efficiënte manier worden geregeld. Het klinkt misschien ontmoedigend om de manier waarop je bedrijf werkt te herzien, maar het zal je zeker veel efficiënter maken. Procesdocumentatie is de eerste stap in die richting! Deze eenvoudige gids voor procesdocumentatie zal je helpen het precies goed te doen. Lees verder om erachter te komen;

• Wat is procesdocumentatie?
• Waarom: Het belang van procesdocumentatie
• Hoe documenteer je een proces
• Tips en trucs: Beste praktijken voor procesdocumentatie
• Wat zit er in voor jou: Voordelen van procesdocumentatie
• Eenvoudige Starter Proces Flowchart Sjablonen

Wat is procesdocumentatie?

Procesdocumentatie geeft een gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop een bedrijfsproces moet worden uitgevoerd. Het omvat alle soorten documenten die een proces ondersteunen, zoals

• beleid
• checklists
• tutorials
• forms
• screenshots
• links naar andere toepassingen
• Process maps

Het wordt gebruikt als een gids om werknemers op alle niveaus, met inbegrip van beleidsmakers en belanghebbenden, te helpen om bedrijfsprocessen snel te begrijpen.

Waarom zou je het doen? : Het belang van procesdocumentatie

Het documenteren van een proces zal je helpen 5 belangrijke dingen te bereiken: 1) Helpt processen te verbeteren. Identificeer knelpunten en inefficiënties door de exacte processen te documenteren. Je zult snel zien welke processen je moet verbeteren of afschaffen.

2) Helpt bij de opleiding van werknemers. Je kunt procesdocumenten gebruiken om nieuwe werknemers te helpen hun functie te begrijpen en zich vertrouwd te maken met de processen waarbij ze betrokken zullen zijn. Zelfs ervaren werknemers kunnen deze documenten raadplegen wanneer zij er zeker van willen zijn dat zij het proces correct uitvoeren.

3) Helpt de kennis van het bedrijf te bewaren. Houd een lijst bij van processen die alleen bekend zijn bij een paar mensen die erin gespecialiseerd zijn. Op die manier kunnen de nieuwkomers, zelfs wanneer zij vertrekken, het werk gemakkelijk hervatten.

4) Helpt risico’s te beperken en operationele consistentie te handhaven.

5) Gedetailleerde procesdocumentatie is ook een essentieel onderdeel van octrooien en bedrijfsgeheimen.

Wie is betrokken bij procesdocumentatie?

Er zijn 3 belangrijke rollen bij procesdocumentatie. In sommige gevallen kan dezelfde persoon alle drie de rollen vervullen.

Hoe documenteer je processen

Door een stapsgewijze methode te gebruiken om een proces te documenteren, krijg je het snel voor elkaar.

Stap 1: Identificeer en benoem het proces

Bepaal welk proces je eerst gaat documenteren. Bepaal het doel (waarom en hoe het proces de organisatie ten goede zal komen) en geef een korte beschrijving van het proces.

Stap 2: Bepaal de omvang van het proces

Geef een korte beschrijving van wat in het proces is opgenomen en wat buiten het toepassingsgebied van het proces valt, of wat er niet in is opgenomen.

Stap 3: Leg de procesgrenzen uit

Waar begint en eindigt het proces? Wat veroorzaakt het starten? En hoe weet je wanneer het klaar is? Zorg dat deze grenzen goed gedefinieerd zijn.

Stap 4: Identificeer de procesoutputs

Stel vast wat het proces zal opleveren of welk resultaat het proces zal bereiken zodra het is voltooid.

Stap 5: Identificeer de procesinputs

Maak een lijst van de middelen die nodig zijn om elk van de processtappen uit te voeren.

Stap 6: Brainstorm de processtappen

Verzamel alle informatie over de processtappen van begin tot eind. Ofwel begin je met wat het proces op gang brengt, ofwel begin je aan het eind van het proces en volg je de stappen terug naar het beginpunt.

Bij de brainstormsessie moeten degenen worden betrokken die rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de procestaken of iemand met een uitgebreide kennis daarvan, aangezien zij precieze gegevens kunnen verstrekken.

Stap 7: Organiseer de stappen opeenvolgend

Neem de lijst van stappen die je hebt bedacht en zet ze in een opeenvolgende volgorde om een process flow te creëren.

Beperk het aantal stappen tot een minimum en als een stap meer dan één taak omvat, vermeld ze dan onder de hoofdstap.

Stap 8: Beschrijf wie erbij betrokken is

Bepaal per persoon wie verantwoordelijk is voor de procestaken. Bepaal hun rollen. Vergeet niet hun functietitel te noemen in plaats van hun naam.

Houd ook rekening met degenen die naar het document zullen verwijzen. Schrijf het zo dat iedere werknemer met een redelijke kennis het kan lezen en begrijpen.

Stap 9: Visualiseer het proces

Dit is om de duidelijkheid en leesbaarheid van je documentatie te verbeteren. Breng de processtappen die je eerder hebt geïdentificeerd netjes in beeld met behulp van een process flowchart.

Stap 10: Noteer uitzonderingen op de normale process flow

Een bedrijfsproces zal om verschillende redenen niet altijd dezelfde flow volgen. Vermeld deze uitzonderingen en welke stappen zullen worden ondernomen om ze aan te pakken.

Stap 11: Controlepunten en metingen toevoegen

Nagaan waar in het proces risico’s kunnen optreden en controlepunten toevoegen om de proceseigenaar te helpen bij de bewaking van het proces.

Stel metingen op om de doeltreffendheid van het proces te bepalen en het te helpen verbeteren.

Stap 12: Herzien en testen van het proces

Verzamel alle betrokkenen en bekijk de flowchart dat je in kaart hebt gebracht. Zijn er ontbrekende stappen? Is alles in orde? Als je klaar bent, test het proces en kijk of je iets gemist hebt.

Tips en trucs: Beste praktijken voor procesdocumentatie

• Houd het document eenvoudig en beknopt. Hoewel het technisch nauwkeurig moet zijn, moet het gemakkelijk te volgen zijn.

• Zorg voor een goed plan om de documenten bij te werken wanneer/als het proces zou veranderen. Zorg ervoor dat je ze ten minste eenmaal per jaar herziet.

• Of wijs een proceseigenaar aan die regelmatig evaluaties kan uitvoeren en anderen op de hoogte kan brengen van de wijzigingen.

• Houd afzonderlijke documentatie bij voor elk verschillend proces om verwarring te voorkomen.

• Wanneer je voor de eerste keer processen documenteert, vermijd dan dat je de hele organisatie in één keer bestrijkt. Ga uit van één enkel proces binnen een afdeling of van een belangrijk proces dat de hele organisatie doorloopt.

• Bewaar de documenten op een plaats die gemakkelijk toegankelijk is voor iedereen die er naar op zoek is.

• Zorg ervoor dat het gemakkelijk kan worden herzien wanneer dat nodig is en dat de nieuwe versie gemakkelijk kan worden verspreid onder alle betrokkenen.

• Documenten online opslaan op een centrale plaats via een procesdocumentatietool. Dit zal automatisch helpen bij de twee bovengenoemde beste praktijken.

• Gebruik waar nodig passende voorbeelden, grafieken, kleurcodering, screenshots, meerdere platforms enz.

• Zorg ervoor dat de procesdocumentatie in overeenstemming is met de bestaande normen van je organisatie.

• Als je de process flow in een verbale vorm belicht, moet je die altijd in evenwicht brengen met grafische voorstellingen – een process flowchart.

• Voeg zwembanen toe aan je stroomdiagrammen van bedrijfsprocessen om verschillende procesrollen, tijdlijnen enz. te onderscheiden.

• Stel een procesdocumentatiegids op, waarnaar iedereen kan verwijzen als standaardsjabloon voor het documenteren van een proces.

• Gebruik maken van bestaand documentatiemateriaal, registers, interviews, casestudies, velddagboeken van projectmedewerkers en de kennis van werknemers om informatie te verzamelen voor procesdocumentatie.

Wat zit er in voor jou: Voordelen van procesdocumentatie

• Help iedereen op één lijn te komen door een gemeenschappelijk overzicht van de processtappen te bieden. Een gemeenschappelijk standpunt is noodzakelijk voor de consistentie.

• Als de processen duidelijk zijn gedocumenteerd, kunnen ze tijdig en op eenvoudige wijze worden gewijzigd.

• Helpt de ideale voorwaarden voor effectieve samenwerking en prestaties vast te stellen.

• Helpt knelpunten en inefficiënties in processen op te sporen (zelfs in die “goed geperfectioneerde” procedures) die anders onopgemerkt zouden kunnen blijven.

• Een duidelijk gedocumenteerd proces bespaart tijd en voorkomt fouten door alle verwarring weg te nemen en duidelijke instructies te geven.

• Vermindert kosten en onnodige besteding van middelen.

• Helpt de algemene kwaliteit van de processen en de kwaliteit van het resultaat te verbeteren.

• Helpt de productiviteit en de tevredenheid van de werknemers te verhogen.

• Aangezien duidelijk is vastgelegd hoe processen moeten worden uitgevoerd, wordt het gemakkelijker om werk uit te besteden.

• Procesdocumentatie helpt ook om processen gemakkelijk te automatiseren wanneer dat nodig is.

Eenvoudige Starter Proces Documentatie Sjablonen

Process mapping helpt om de gedocumenteerde informatie, zoals processtappen, procesrollen, inputs en outputs, weer te geven in een gestroomlijnd beeld. Hieronder vind je proces flowchart sjablonen / proces mapping sjablonen die je snel online kunt bewerken met informatie van je organisatorische processen. Klik op het sjabloon om het te openen in de Creately editor. 

Sjabloon 1

Sjabloon 2

Sjabloon 3

Sjabloon 4

Feedback op de eenvoudige gids voor procesdocumentatie

Deze gids voor procesdocumentatie behandelt alles wat je moet weten om een proces goed te documenteren. Volg de procesdocumentatie stappen die we hierboven hebben besproken, en maak gebruik van de process flowchart-sjablonen om een documentatieproces van hoge kwaliteit te garanderen. 

In onze Community vind je meer flowchart sjablonen. In onze volgende gids bespreken we technieken voor procesverbetering waarmee je je bedrijfsprocessen gemakkelijk kunt stroomlijnen.

Misschien wel de belangrijkste kracht van een organisatie zijn haar mensen. Dus de rol die mensen spelen, hoe ze via formele en informele processen met elkaar omgaan en de relaties die ze opbouwen zijn van cruciaal belang voor het succes van elke strategie. Als je manager gevraagd zou worden je organisatie te beschrijven, zou hij waarschijnlijk antwoorden met het tekenen van een organisatieschema, om de structuur in kaart te brengen. 

Maar waarom heeft een organisatie een structuur nodig? Dit is belangrijk omdat het een duidelijk beeld geeft van de rapportagelijnen en je helpt te begrijpen aan wie je moet rapporteren. Door duidelijke rapportagelijnen te hebben, wordt het voor jou ook eenvoudig om meer controle te hebben over de middelen. De organisatiestructuur is als het ware de ruggengraat van de cultuur van een organisatie en kan daarom rechtstreeks van invloed zijn op het gedrag, de prestaties en de motivatie van de werknemers. Daarom is het belangrijk om een structuur in je organisatie te hebben in plaats van deze achteloos te laten beheren zonder duidelijke structuur.

Types organisatiestructuur

Een doeltreffende organisatiestructuur kan de productiviteit, de bedrijfskosten en de tevredenheid van de werknemers doen toenemen. Zo kun je de functies binnen een organisatie identificeren, bepalen wie, welke afdelingen beheert en de individuele functieniveaus en rollen in de organisatie definiëren. Laten we de basisstructuurtypes eens doornemen. Dit zal je helpen begrijpen hoe elke organisatiestructuur in de bedrijfsomgeving past en wat de sterke en zwakke punten van elke structuur zijn.

De eenvoudige structuur

Dit is helemaal geen formele structuur, maar gewoon typisch voor een organisatie die wordt geleid door de persoonlijke controle van een individu. Het is algemeen de manier waarop zeer kleine ondernemingen werken. Er kan een eigenaar zijn die de meeste management verantwoordelijkheden op zich neemt, misschien met een partner of een assistent. Er is echter weinig verdeling van verantwoordelijkheid, en waarschijnlijk ook weinig duidelijke omschrijving van wie waarvoor verantwoordelijk is als er meer dan één persoon bij betrokken is. Het voornaamste probleem hierbij is dat de organisatie slechts tot een bepaalde omvang doeltreffend kan functioneren; daarna wordt zij te omslachtig en tijdrovend voor één persoon om alleen te besturen. 

De functionele structuur

Dit is typisch het geval bij ondernemingen met een beperkt in plaats van een gevarieerd productengamma. Het maakt een grotere operationele controle op hoog niveau mogelijk; en daaraan gekoppeld is de duidelijke omschrijving van rollen en taken. Zo zou bijvoorbeeld de marketingafdeling uitsluitend bestaan uit marketeers die verantwoordelijk zijn voor de marketing van de producten van de onderneming. Deze specialisatie leidt tot operationele efficiëntie, waarbij werknemers specialisten worden binnen hun eigen vakgebied. Het is het meest geschikt voor organisaties die gestandaardiseerde goederen en diensten produceren tegen grote volumes en lage kosten. Het meest typische probleem met deze structuur is echter dat de communicatie binnen het bedrijf nogal stroef kan verlopen, waardoor de organisatie traag en inflexibel wordt. Daarom kunnen functionele structuren als het meest doeltreffend worden beschouwd voor organisaties die in een vrij stabiele omgeving opereren.

De Multidivisionele Structuur

Divisionalisering wordt beschouwd als een oplossing voor de problemen die functionele structuren hebben bij het omgaan met verantwoordelijkheid en bedrijfsdiversiteit. Door divisievorming kan de productstrategie worden toegesneden op de behoeften van elke afzonderlijke divisie en kan de betrokkenheid van het personeel van de divisie bij de strategie worden verbeterd. In tegenstelling tot de functionele organisatiestructuur is deze gericht op een hogere mate van specialisatie binnen een specifieke divisie, zodat de divisies de middelen en de autonomie krijgen om te reageren op veranderingen in hun specifieke bedrijfsomgeving. Daarom beschikt elke divisie vaak over alle nodige middelen en functies om te voldoen aan de eisen die aan de divisie worden gesteld. In de praktijk heeft een multidivisionele structuur echter problemen, zoals conflicten tussen afdelingen die veel voorkomen als gevolg van interne concurrentie en verschillen in waarden en verwachtingen. De exploitatie en het beheer zijn ook duurder omdat elke divisie als een eigen entiteit wordt beschouwd en sommige functies dubbel worden uitgevoerd.

Hoe een bedrijfsstructuur te organiseren – Deel je gedachten en aanpak

Hoewel het moeilijk kan zijn om vast te stellen wanneer je huidige organisatiestructuur niet werkt, vooral als je geen zicht hebt op de structuur op hoog niveau, moet je toch proberen vast te stellen of je bedrijf is uitgegroeid boven zijn huidige structuur of organisatieontwerp. Als de structuur niet werkt, leidt dat tot inefficiëntie, verspilling en mogelijke interne conflicten. Als je dit soort problemen vaststelt, is het misschien tijd om je structuur te heroverwegen en naar een betere bedrijfsstructuur te evolueren. Nu we vandaag een paar organisatiestructuren hebben bekeken, kun je op deze plaats meer lezen over de organisatie van een bedrijfsstructuur. Laat het ons in de tussentijd weten als je vragen/suggesties hebt, wij helpen je graag verder.